#03 - Schluss mit Bürokratiemonster! So wird Qualitätsmanagement wirklich nützlich

00:00:00: Hallo und herzlich willkommen zurück im Podcast der Prozesspioniere.

00:00:04: Deine Partner für smarte Unternehmensführung, mein Name ist Caro ich bin wie immer dein Host und heute räumen wir auf und zwar mit dem Mythos, mit dem größten wahrscheinlich überhaupt und zwar Qualitätsmanagementist Ein riesiges Bürokratiemonster.

00:00:22: Und in der letzten Folge haben wir über diesen ganzen Zertifizierungsprozess gesprochen, also wie ganz wird das einfach abläuft und welche Phasen es gibt, wie man sich darauf vorbereitet?

00:00:32: Heute gehen wir noch ein bisschen tiefer und zwar sprechen wieder darüber was ist denn Qualitätsmanagement wirklich im Alltag?

00:00:40: Wie fühlt sich das an?

00:00:42: und vor allem wie schaffst du es dass es kein Papierkram, Wahnsinn Bürokratiemonster was auch immer wird sondern wie es dir wirklich hilft.

00:00:53: Und am Ende erklärt unsere Expertin Irina warum eine Zertifizierung wie ein Werkstattbesuch ist aber aus einem ganz ganz anderen Blickwinkel als in der letzten Folge!

00:01:05: Irina herzlich willkommen im Podcast.

00:01:07: ich freue mich riesig dass du hier mit dabei bist.

00:01:10: Hi Karo, vielen Dank für die schöne Anmoderation.

00:01:13: Ganz genau heute räumen wir auf mit dem Mythos und heute zeigen wir euch QM ist kein Papiertieger sondern das wahre Leben in den Unternehmen und genau das belastet ja viele Unternehmer dass sie einfach zu wenig gelebtes Qm in ihren Räumen haben

00:01:35: Ganz genau.

00:01:35: Und ich würde sagen, wir starten direkt ins Thema Rhein-Irina mit der ersten Frage und zwar was ist QM eigentlich wirklich?

00:01:44: Also nicht in der Theorie sondern wirklich im echten Leben.

00:01:50: Superfrage!

00:02:06: sind gelebte Prozesse.

00:02:07: Das ist das, wo man wirklich die Sicherheit im Alltag hat, wo ein Kundenauftrag reinkommt und wo ganz genau klar ist... Wer bearbeitet diesen Auftrag, von wem bekommt der Kunde eine Rückmeldung und wer hat an welchen Stellen die Qualität zu prüfen?

00:02:27: Also nicht dass es irgendwo ganz stark beschrieben ist sondern das man wirklich ganz klar sagt alle Beteiligten wissen.

00:02:35: An welchen Ställen sind sie verantwortlich?

00:02:38: An welche Stellen hat wer was zu tun?

00:02:43: Okay das bedeutet also im Grunde ist QM ich sag mal das Wissen was du tust um sicherzustellen, dass es jedes Mal gleich abläuft.

00:02:54: Ja ganz genau!

00:02:55: Dass du eben weißt.

00:02:56: wer bearbeitet das?

00:02:58: Wer überprüft die Qualität?

00:03:00: Was sind dann die weiteren Schritte?

00:03:03: und wie geht denn die Information an den Kunden?

00:03:07: Und das ist ja wichtig, dass die Mitarbeiter das in ihren Köpfen haben und dass sie das auch genauso anwenden damit der Kunde eine immer gleichbleibende Qualität bekommt.

00:03:19: Also das ist immer so unser oberstes Gebot, egal wer es bearbeitet – der Künde soll das gleiche Ergebnis

00:03:25: bekommen.".

00:03:27: Und warum muss ich das Ganze aufschreiben?

00:03:29: Reicht es denn nicht wenn ich weiß und meine Mitarbeiter wie das ganze

00:03:32: funktioniert?".

00:03:34: Ja genau, so denken wirklich auch viele wie du es jetzt gerade auch so dargestellt hast.

00:03:42: Ich muss jetzt gerade nur schmunzeln weil ich das auch wirklich ganz häufig von Kunden höre ja reicht doch wir wissen doch alle was zu tun ist.

00:03:49: tatsächlich ist so dass ja häufig auch mal neue Mitarbeiter anfangen und dann haben wir es auch häufig so dass wir sagen okay dann beschreiben wir jetzt die Prozesse weil wir brauchen es ja aber eigentlich wissen wir das schon Dann fangen wir an, sie zu beschreiben und dann kommt doch ganz häufig so aus dem Team.

00:04:08: Nee also ich mache das immer so!

00:04:12: Und wenn man es dann dokumentiert und die waren trotzdem bis vor dem Termin mit mir, waren Sie der felsenfesten Überzeugung dass sie das alle genau gleich machen und dass sie alle wissen was sie zu tun haben?

00:04:24: Und dann ist es eben wichtig dass wir mit dieser Dokumentation Dann auch wirklich so die gleiche Richtlinie für alle haben.

00:04:33: Es darf nicht zu übertrieben sein, also es muss nicht bis ins kleinste Detail dargestellt werden aber wirklich dass alle auf einem Weg sind und dafür müssen wir die groben Punkte auf jeden Fall beschrieben haben weil alleine in der Beschreibung kommt dann ganz viele Diskussionen auf und das ist wiederum sehr gut für den einheitlichen Prozess.

00:04:55: Das ist super spannend, wenn du das so sagst.

00:04:58: Aber selbst wenn ich denn die ganzen, ich sag mal groben Prozesse und Punkte aufschreibe, erstick' ich dann nicht doch eigentlich im Papier Wahnsinn?

00:05:09: Das denkt man so.

00:05:11: vielleicht ist aber nicht weil du es ja nicht übertrieben darstellst.

00:05:15: also du schreibst ja nicht kommt der nächste Schritt und dann öffne ich das e-mail Postfach, und dann kommt der nächsten Schritt.

00:05:22: Und dann lese ich die E-Mail und dann gehe ich auf Antworten.

00:05:26: Es geht ja wirklich darum... So genau soll es eben nicht beschrieben sein!

00:05:31: Es geht aber darin, dass man genau sagt okay wenn der Kundenauftrag reinkommt an welche E-mail beispielsweise soll die Anfrage reinkommen.

00:05:42: Wer hat Zugriff auf diese Emails?

00:05:44: Wer ist dann dafür verantwortlich, diese E-Mail vorzunehmen?

00:05:48: dass auch jederzeit immer jeder die Übersicht hat wo sind denn eigentlich all die Anfragen der Kunden drin das der Chef oder eben auch ein Mitarbeiter jederzeit genau weiß?

00:06:01: ok aktuell haben wir dreißig Anfragen von Kunden Und dafür muss du es festgelegt haben, wo sind diese Informationen?

00:06:09: Und wenn die Anfragen da sind.

00:06:12: Wer antwortet jetzt an der und der Stelle?

00:06:14: was ist da der nächste Schritt?

00:06:16: Das meine ich eben mit dem grob.

00:06:18: also du darfst dich wirklich auch nicht verlaufen und dann ist es auch nicht zu viel.

00:06:24: Okay und wie schaffe ich's denn dann selbst wenn ich sag mal nur die groben Prozesse aufschreibe.

00:06:30: das ist dann trotzdem auch kein Bürokratiemonster wird

00:06:35: Indem du wirklich überlegst, was bringt mir diese Dokumentation jetzt?

00:06:41: Ist es eine Mussanforderung also muss ich das fürs Qualitätsmanagement haben und was kann ich daraus ziehen.

00:06:50: dass du eben wirklich sagst, okay alles was ich mir dokumentiere oder was sich für uns im Unternehmen dokumentiere hat wirklich einen Mehrwert.

00:06:58: Geschreiben ist nicht auf damit wir es aufgeschrieben haben sondern wir schreiben es eben auf damit dieser Schritt uns irgendwann hilft wenn mal ein neuer Mitarbeiter da dran ist wenn mal jemand anders diesen Prozess durchläuft.

00:07:11: und das ist eben wirklich immer wichtig dass man über diese drei Punkte nachdenkt und dann erst dokumentiert und dann wird es auch nicht zu viel euch versprechen.

00:07:23: Hast du da so eine Vorgehensweise, wie du das dann machst mit dem Kunden?

00:07:27: Ja tatsächlich erstellen wir zuallererst immer die Prozesslandkarte wo wir dann erstmal festlegen was ist denn unser Kernprozess?

00:07:36: der Kernprozesse ist der wo das Unternehmen Geld verdient.

00:07:40: Geld verdienen müssen war alle ansonsten brauchen man die Unternehmen nicht und dass es dann wirklich der Kern sowie eben auch der Name schon sagt und da kannst du's dir so vorstellen Du überlegst erst, wenn die Kundenanfrage reinkommt.

00:07:55: Und welche Funktion oder Prozesse muss es durchlaufen?

00:07:59: Damit der Kunde das Ergebnis bekommt und diese groben Funktionen.

00:08:04: da fangen wir dann an weil manchmal ich bin ja auch sehr häufig in kleinen Unternehmen unterwegs Das heißt Wir haben ja auch gar nicht für jeden Punkt eine Abteilung.

00:08:15: Wir haben manchmal auch eine Person, die beispielsweise den Einkauf übernimmt, die die Arbeitsvorbereitung macht und die die Planung macht und deswegen spreche ich eben von Funktionen.

00:08:26: Und dann legen wir genau fest was muss da getan werden für diesen Kundenauftrag?

00:08:32: Und das gibt immer schon ganz, ganz viel Klarheit und da bekommen wir auch die Mitarbeiter wirklich mit.

00:08:38: Weil jeder Mitarbeiter weiß Wir brauchen die Kunden damit wir auch einfach das Geld bekommen, damit auch einfach dass Gehalt aufs Konto kommt.

00:08:47: Mit diesem Kernprozess starten wir Das ist das allerwichtigste und dann beinhaltet die Prozess Landkarte auch noch die Management Prozesse und die Unterstützungsprozesse.

00:08:57: aber wir konzentrieren uns immer auf die Kernprozese Da wo das Geld vernehmensverdient wird.

00:09:03: Und dann ist das sehr schnell klar und dann kannst du dich auch gar nicht groß verlaufen, und dann überlegen wir immer was muss denn in diese Abteilung oder in diese Funktion?

00:09:13: Was muss reinkommen und was muss rauskommen?

00:09:17: Und was gibt es dazwischen für Schritte die durchgeführt werden müssen?

00:09:21: Wenn du dieses Input-Output von jeder Abteilungen durchgehst Dann bist du auch wirklich auf dem Groben und dann entscheidest du selbst, wie sehr möchte ich da in die Tiefe gehen?

00:09:32: Wie sehr hilft es mir das sich da in Die Tiefe geben.

00:09:36: Okay, spannend!

00:09:37: Das bedeutet weniger Details aber mehr Klarheit.

00:09:40: man muss nicht alles bis ins kleinste Teil aufschreiben Aber so klar dass es jeder versteht

00:09:47: Ja, ganz genau.

00:09:48: Also so dass eben auch mal ein Vertreter wenn das Unternehmen einen Einkäufer hat und der Einkäufer ist im Urlaub, dass dann eine andere Person es darf natürlich keine Unternehmens-Ex oder eine externe Person sein.

00:10:03: Das ist ja klar, dass das dann ein Kollege oder eben auch der Chef sein muss, dass die sich diese Prozessbeschreibung vornehmen können und sagen können okay das Gröbste ist hier drin, das Programm kenne ich, achso und so macht er das!

00:10:15: Und ist es ja schon wieder die Hilfe, die uns eine Prozessbeschreibung gibt.

00:10:22: Okay, spannend!

00:10:23: Und wie kannst du sicherstellen dass das Ganze dann auch wirklich im Alltag gelebt wird?

00:10:29: Weil ich kann mir vorstellen... Ich schreibe das jetzt vielleicht alles schön auf und dann legt das vielleicht dem Schrank und dann guckt da auch niemand mehr rein.

00:10:36: Kann das sein?

00:10:37: oder also wie stellst du dich sicher, dass das dann auch umgesetzt wird sag' ich

00:10:41: mal?!

00:10:43: Ja das gibt es dann auch tatsächlich, dass sie denken ah jetzt habe ich das alles dokumentiert.

00:10:47: Jetzt bin ich damit durch.

00:10:49: Wichtig ist da, dass die Mitarbeiter oder auch alle, die in dem Unternehmen tätig sind, dass diese wirklich merken wow!

00:10:56: Es hilft mir wenn ich mich an die Dokumentation halte und deswegen ist mir das immer wichtig, dass es wirklich auch grob beschrieben ist, dass nicht zu kompliziert beschrieben auch die Möglichkeit haben, mal reinzugucken.

00:11:11: Dass man auch sagt ich möchte eigentlich gerne mal wissen wie sie das und dass eigentlich macht und dann kann man da einfach mal schnell reinschauen.

00:11:19: Und so ist es eben wichtig, dass da die Dokumentation auch die Akzeptanz bekommt, dass es wirklich nicht zu viel dokumentiert ist.

00:11:30: Also QM eher mit dem Team anstatt ohne das Team oder über das Team?

00:11:35: Ja, auf jeden Fall.

00:11:37: Ich sage weil ich auch sehr viel dann mit den Inhabern der Unternehmen am Tisch sitze und ich sage immer sehr gerne es ist wichtig dass wir die Mitarbeiter zu Prozessdenkern machen dass jeder für sich sagt, das ist wichtig.

00:11:50: So muss ich das aufbereitet bekommen damit ich meine Arbeit gut machen kann.

00:11:54: und der, der nach mir, der muss es so aufbereitet haben.

00:11:58: Und dieser Gedanke immer, dass mit dem Input- und Output was ich schon angesprochen hatte wie muss es reinkommen?

00:12:04: Damit es für mich gut ist und wie geht es raus, damit es für den Nachfolgenden gut ist.

00:12:10: Dann ist natürlich auch immer von Bedeutung... dass auch wirklich ganz klar Qualitätsmanagement als Leitfaden im Unternehmen genommen wird.

00:12:19: Dass man sagt, das ist ja selbstverständlich, dass wir das so umsetzen wie wir es dokumentiert haben weil wir haben es so dokumentiert wie wir sie umsetzten und dafür gibt es dann immer wieder kleine interne Audits beispielsweise wo du einfach immer wieder überprüfen kannst machen wir das denn wie wir es dokumentiert haben?

00:12:40: und deswegen darf es auf gar keinen Fall zum Papiertiger werden.

00:12:44: Es ist auch wirklich wichtig, dass der Inhaber das auch richtig vorlebt, dass das was dort niedergeschrieben ist, dass man sich daran auch wirklich hält.

00:12:53: Ich finde, das hast du schön gesagt.

00:12:55: Dass man dann auch wirklich guckt dass die Mitarbeiter zu Prozess denkern werden oder zu Prozesse pionieren

00:13:01: und

00:13:03: selbst verstehen was brauche ich?

00:13:06: Und was braucht der nächste nach mir um eben gut weiterarbeiten zu können oder ob es so einfach wie möglich zu haben?

00:13:12: Und ich glaube wenn man das schafft hat man auf jeden Fall einen großen großen Dann hat man schon einen großen Impact geschaffen, weil die Leute dann auch wirklich nachdenken und mitmachen.

00:13:24: Also wie eine Prozess-Mitteam nicht über das Team fand ich auf jeden Fall sehr cool!

00:13:30: Ja ganz genau also auf jeden fall mit dem Team.

00:13:33: und was ich dann auch immer gerne sage wenn wir vor Ort sind und wir mit den Prozessen anfangen... Und sie mich dann fragen, kann ich das denn so und so aufschreiben?

00:13:43: Dass sich eben sage du lebst den Prozess.

00:13:46: Also du führst es durch!

00:13:48: Es geht nicht darum dass ich das toll finde wie es dargestellt ist sondern ihr seid verantwortlich für diesen Prozess und das macht auch wirklich immer noch mal ganz viel.

00:13:58: also da bekommt man die Mitarbeiter auch wirklich nochmal schnell mit.

00:14:02: Wenn man dann sagt, nicht ich gebe dir das vor.

00:14:05: So und so hat ein Prozess zu laufen sondern ihr seid verantwortlich stellt es wirklich so da wie es jetzt aktuell durchgeführt wird.

00:14:14: Und wenn ihr das erst einmal dargestellt habt Dann könnt ihr ja immer noch überlegen wollen wir das vielleicht optimieren oder wollen wir dass vielleicht verändern?

00:14:23: Und das ist immer so das Interessante.

00:14:25: Wir fangen dann erst einmal an zu dokumentieren, also ich mache dann so ein Workshop und alle Mitarbeiter bekommen die Aufgabe ihre Prozesse darzustellen mit einer gewissen Vorlage, die ich ihnen dann gebe.

00:14:36: Und dann ist es ganz häufig so, Sie haben es dokumentiert und sagen dann, boah jetzt wo ich das sehe?

00:14:43: Das mache ich aber kompliziert.

00:14:44: Also das könnte ich ja viel einfacher machen!

00:14:47: Wenn ich das dann so und so undso mache, ist doch viel einfache.

00:14:51: Und dass ist eigentlich immer so.

00:14:52: das Tolle, dass ich da mehr Hilfe zur Selbsthilfe leiste als dass sich Ihnen irgendwelche Vorgaben mache.

00:14:59: Und das ist eigentlich auch das was da so richtig Spaß macht.

00:15:03: Ich glaube das macht dann auch erst, ja wie du es gerade gesagt hast richtig Spaß und richtig Freude zu sehen.

00:15:09: Wie die Leute dann so diese Aha-Momente, diese Klickmomente haben und sagen Boah was mache ich hier eigentlich?

00:15:15: Das geht ja viel einfacher.

00:15:17: zum Glück habe wir da jetzt drüber gesprochen sonst hätte ich das vielleicht Jahre noch so weiter gemacht und hätte keine Ahnung mich verzettelt oder was auch immer

00:15:24: Ganz genau.

00:15:25: Und das ist das, wo es dann wirklich Freude macht.

00:15:28: und dann spätestens dann habe ich die Mitarbeiter eben auch dabei dass sie sagen ja stimmt also in QM kann ja wirklich Leben drin sein.

00:15:36: ne also da hab' ich mir jetzt so viel Mühe gemacht Das kommt doch nicht in irgendein Ordner.

00:15:40: Also jetzt möchte ich wirklich, dass das auch genauso durchgeführt wird und so Dass man da auch sehr schnell die Mitarbeiter auch motiviert hat weil Sie auch einfach merken Es hilft mehr.

00:15:54: Ja, total.

00:15:55: Total!

00:15:56: Ich glaube das ist wie so eine richtig schöne Teamaktivität eigentlich auch beschrieben werden kann.

00:16:01: ich finde QM klingt immer so trocken im ersten Moment.

00:16:05: aber dadurch dass du da wirklich mit dem ganzen Team auch arbeitest finde ich super super schön.

00:16:11: Ja vielen Dank.

00:16:12: also das ist wirklich auch fürs Team dann eine große Bereicherung.

00:16:16: und ganz häufig ist es dann so dass dieser Workshop dann ansteht und sie sich dann sagen Puh, also ehrlich gesagt hatte ich gar keinen Bock auf diesen Tag heute.

00:16:26: Und sie dann nach dem Tag rausgehen und sagen Mensch QM macht ja richtig Spaß!

00:16:31: Dass sich sage natürlich macht das Spaß Das habe ich euch doch von Anfang an gesagt dass es Spaß macht Und so dass sie dann wirklich auch ihre Meinung ändern, weil Sie merken da ist wirklich Leben drin.

00:16:42: Das ist jetzt nicht ein Ordner den man Ihnen vorgibt und man sagt So das ist unser System und das so musst du es eben machen Weil die sind wirklich ja dabei das erst einmal selbst zu entwickeln und sie sind einen Bestandteil davon und sie können sagen Dass und das solltet ihr in der vorgelagerten Abteilung anders machen, weil das ist für mich immer total kompliziert wenn Ihr mir das so und so gebt oder was dann auch häufig so Erkenntnisse sind, dass sie wir alle an einem Tisch sitzen und eine Person zu der vorgelagerten Abteilung sagt.

00:17:13: Und immer sind die Ergebnisse anders, die ich von euch bekomme?

00:17:17: Ja das sind ja Dinge wo man sagt, das legen wir jetzt fest!

00:17:20: Dann ist es nicht mehr immer anders sondern wirklich auch gleich und eine gleichbleibende stabile Qualität, die man da aufbauen kann.

00:17:29: Ja total Total, also kann ich mir richtig gut vorstellen.

00:17:34: Jetzt kommen wir mal zu diesem Werkstatt-Vergleich den ich ganz am Anfang angekündigt hatte.

00:17:39: und zwar hattest du ja gesagt Zertifizierung ist wie ein Werkstatterbesuch aber diesmal aus einem ganz anderen Blickwinkel.

00:17:47: jetzt bin ich natürlich schon ganz gespannt Irina was du mir heute hier erzählen kannst über mein Werkstattersuch.

00:17:54: Ja, ganz genau.

00:17:56: Und zwar hängt der Werkstattbesuch auch ein wenig damit zusammen welche Zertifizierungstelle ich ausgewählt haben möchte oder welche ich aus gewählt habe.

00:18:06: so das hängt ja davon ab welchen Stempel möchte ich da auf meinem Zertifikat haben?

00:18:12: und was hat der Kunde von mir gefordert?

00:18:14: fordert der kunde eine akkreditierte oder einer nicht akkreditierte zertifiziert?

00:18:19: Und dann ist es eben so, weil heute ist ja gerade auch unser Thema das kein Bürokratie-Monster wird.

00:18:28: Wenn ich mich dazu entscheide dass das Zertifikat von einer akkreditierten Zertifierungsstelle durchgeführt werden soll, weil ich einfach den Markenzertifizierer haben möchte, dann muss sich schon darauf achten da wird mehr Bürokrate erwartet das ist ohne Bewertung, aber da muss ich eben mehr dokumentieren.

00:18:49: Da darf nicht so viel Leben drin sein, da muss sich schon wirklich eine genaue Dokumentation haben weil einfach die Zertifizierung von einer akkreditierten Stelle, die dauert länger und die ist umfangreicher und da geht es sehr stark auch um die Dokumentations, weil du musstest dir ebenso vorstellen... Wenn dann die akkreditierte Zertifizierungstelle im Unternehmen ist, dann überwacht diese Zertifikierung ja eine andere Gesellschaft, die gar nicht vor Ort ist.

00:19:21: Das heißt es muss so viel dokumentiert werden dass dieser Akkreditierungsstelle das auch nachweisen kann oder nachverfolgen kann.

00:19:30: So möchte ich das sagen, dass dieses Unternehmen wirklich zertifiziert würdig ist.

00:19:36: Und dann stellen Sie das Zertifikat aus.

00:19:38: Das heißt, an diesem Thema Bürokratiemonster entscheide ich eben im Vorfeld wie sehr möchte ich da in die Tiefe gehen und dafür muss sich entschieden haben wer zertifiziert mein Qualitätsmanagement System?

00:19:56: Okay!

00:19:56: Das ist ja super, super spannend.

00:19:58: Das heisst Ich kann ja selber auch nochmal wählen wenn ich weiß zum Beispiel der Kunde fordert beispielsweise Jetzt nicht dieses, dieses riesig dokumentierte Marken Zertifikat sondern erfordert einfach ein Zertifikat.

00:20:12: Dann kann ich selber nochmal entscheiden wie viel Bürokratie und Zeit und was auch immer ich da reinstecken möchte wenn ich eben diese Zertification mache.

00:20:22: das ist ja mal das erste und das zweite ist dann auch dass ich ja dann selber auch nochmal entscheiden kann, wenn ich das für mich mache.

00:20:30: Das bedeutet, wenn der Kunde das gar nicht anfängt sondern ich mache wirklich QM für mich wie weit ich da in die Tiefe reingehen kann.

00:20:37: also das ist wirklich gar nicht so viel Ressourcen in Anspruch nimmt am Ende des Tages

00:20:43: Ganz genau.

00:20:43: Und das passt eben auch einfach sehr gut zu dem heutigen Thema Bürokratie-Monster, weil das nämlich auch der größte Punkt ist und dafür haben die meisten Unternehmen wirklich Angst, weil sie sagen und dann muss ich so wahnsinnig viel dokumentieren wie soll ich das denn aufrechthalten?

00:20:59: Das schaffe ich alles nicht nebenbei und dann entscheidet man eben okay Ich möchte beispielsweise das Zertifikat von einer nicht akkreditierten Zertifikierungsstelle, weil dass für meinen Kunden reicht.

00:21:12: Und dann... ist in der Norm ja eine Vorgabe.

00:21:16: Ich habe das jetzt zwischendurch auch mal gesagt, dass es davon abhängt was hab ich für Mussanforderungen?

00:21:21: Wo muss ich dokumentieren?

00:21:23: Aber das Unternehmen entscheidet selbst wie sehr möchte ich in die Tiefe gehen?

00:21:28: und das ist nämlich den meisten nicht bewusst, dass wir in der norm... Wir haben Vorgaben Ja wo sollte ich eine Dokumentation haben?

00:21:36: aber wir haben auch in einem bestimmten Kapitel wo es dann wirklich um die Dokumentations geht ist es ganz klar beschrieben und das ist absolut normkonform, was die meisten nicht wissen.

00:21:48: Dass das Unternehmen selbst entscheidet wie die Tiefe der Dokumentation aufgebaut ist und dass Unternehmen entscheidet ist nach der Größe des Unternehmens, nach der Komplexität der Prozesse und nach der Ausbildung der Mitarbeiter.

00:22:05: Und somit hat jedes Unternehmen – ganz egal von wem ich mich zertifizieren lasse – Macht, sage ich mal darüber.

00:22:15: Wie umfangreich möchte ich dokumentieren?

00:22:18: Und das ist so ein Schritt in die Freiheit für ganz viele, wenn ich Ihnen das erkläre und wenn ich ihnen das wirklich zeige.

00:22:26: Und sage schauen Sie mal da steht es.

00:22:28: also sie dürfen das auch selbst entscheiden wie wahnsinnig tief sie da dokumentieren müssen dann ist es ganz häufig schon so einen Aufatmen und dass sie sagen Mensch also das hat mir aber vorher gar keiner gesagt Ich habe immer gedacht ich muss das und das und Das dokumentiert haben.

00:22:46: Und was ich dazu noch ergänzen könnte, häufig werde ich ja auch gebucht weil Unternehmen sagen wir sind schon seit zehn Jahren zertifiziert und wir haben so eine wahnsinnige Dokumentation.

00:22:59: Können Sie da mal drüber gucken?

00:23:00: Und ich einfach sage warum dokumentieren sie denn das?

00:23:04: Ja das weiß ich nicht!

00:23:06: Weil wir dachten wir müssen das und es gibt ja keine Dokumentations wo ich nicht einen Grund habe und sage aus dem und dem Grund Wollen wir es dokumentiert haben, weil das für uns eine Hilfestellung ist?

00:23:19: Okay.

00:23:19: Spannend!

00:23:20: Das bedeutet die Unternehmen führen das ja dann auch noch weiter hin so weiter und dann wird es wahrscheinlich erst zum Bürokratie-Monster.

00:23:28: aber da muss man das ja rein theoretisch gar nicht so weiterführen.

00:23:33: Genau, dass muss man so nicht weiterfühlen.

00:23:35: also wenn man merkt Puh da haben wir uns gerade irgendwie ein bisschen übernommen ich weiß gar nicht warum wir das so kompliziert haben Dann fängt man sozusagen wieder einmal bei der Lückenanalyse an, dass man noch einmal sagt was sind die Mussanforderungen?

00:23:50: Was ist das, was wir schon haben und was brauchen wir davon wirklich.

00:23:54: Und diesen Zusammenhang stellen wir dann her und dann sagen wir nach ein paar Jahren... Zwischendurch immer wieder diese Dokumentation brauchen wir eigentlich nicht, weil wir gemerkt haben da haben wir gar keine Erkenntnis draus.

00:24:06: Also da ziehen wir keine Rückschlüsse daraus.

00:24:08: das ist ein Dokument was wir einfach nur nutzen und wir wissen gar nicht was wir mit diesen Ergebnissen machen.

00:24:14: Und so dafür sind ja auch die intern Audits dar dass man immer wieder schaut Sind wir da eigentlich up to date?

00:24:21: Und Ist unser System So wirksam Dass es wirklich eine Hilfestellung für uns ist?

00:24:27: Total, total.

00:24:28: Das heißt ich kann wie immer selber entscheiden, wie möchte ich es haben?

00:24:31: Wie tief möchte Ich es dokumentiert haben und wo möchte ich Es machen?

00:24:37: und Unterschiede in der Reputation das hatten wir glaube ich auch schon In der letzten Folge geklärt.

00:24:45: Es gibt kein besser oder schlechter es gibt einfach nur wie ausführlich wie sehr detailliert möchtest du es haben.

00:24:53: Und es gibt natürlich diese Markenzertifizierungen oder eben diese, ich sag mal normalen Zertifozieren oder freien Zertifikierungen und wenn du weißt was der Output ist und was du brauchst dann kannst du auch viel besser entscheiden.

00:25:06: Richtig?

00:25:07: Ja richtig ganz genau!

00:25:09: Wenn Du als Geschäftsführer sagst Ich möchte das aber bis auf kleinste Detail dokumentiert haben Dann darfst du dich auch da groß austoben.

00:25:17: Aber das ist eher selten dass man das dann so mitbekommt.

00:25:21: Ja, ja.

00:25:22: Einhundertprozentig!

00:25:23: Okay wir fassen also zusammen Qualitätsmanagement ist nicht Bürokratie Es ist eher ich sag mal wissen was du tust und sicherstellen dass es auch immer wieder so gut weiterläuft.

00:25:35: Und es wird nur zum ich sage mal Bürokreatiemonster wenn Du zu viel dokumentierst.

00:25:41: aber wie Du auch vorher schon so schön gesagt hast Irina weniger ist mehr und QM muss leben mit dem Team über dem Team.

00:25:51: Und die richtige Zertifizierungsstelle macht den Unterschied, das haben wir heute auch gelernt und zwar zwischen nur Papier- und echter Verbesserung sind auf jeden Fall Welten und da geht es auf jeden fall darum dass ihr die richtige, ich sag mal Zertifikationsstelle für euch rausucht und einfach guckt was ihr möchtet.

00:26:09: genau Irina, was ist denn jetzt wenn gerade jemand diese Folge hört von unseren Zuhörern und sagt ey das ist super spannend.

00:26:15: ich möchte irgendwie unbedingt mehr darüber erfahren.

00:26:18: Und vielleicht auch noch mal erfahren ob das das Richtige ist für mich oder nicht?

00:26:22: Was mache ich denn dann?

00:26:23: Wenn das für jemanden interessant ist oder wenn da jemand einfach nochmal mehr drüber hören möchte Dann haben wir da die QM Community in der auch regelmäßig der Workshop stattfindet Der Schlüssel zu mehr Industriekunden indem ich nämlich ganz genau erkläre, was die Mussanforderungen sind.

00:26:41: Was wir an Dokumenten haben müssen und so das falls da Fragen aufgekommen sind in dieser Folge dass sie dazu hundert Prozent beantwortet werden.

00:26:51: Sehr schön.

00:26:52: Und wie immer werden wir natürlich alle Links hier von Irina in den Show Notes verlinken und zwar Webseiten, Social Media Kanäle und natürlich auch die Q&A-Community.

00:27:04: dann seid ihr mit einem Klick direkt bei Irina und könnt sie vielleicht auch so ein bisschen mit Fragen bombardieren.

00:27:09: da wird sich euch bestimmt weiter helfen.

00:27:11: und falls du das Ganze gerade auf YouTube Streams natürlich auch hier in der Infobox mit einem klick bist du direkt bei ihr und kannst einfach mal stöbern, so ein bisschen ich sag mal dir Tipps abholen und bestimmt auch die eine oder andere Frage stellen.

00:27:27: Irina herzlichen Dank dass du heute so viele Tipps wieder mitgeben konntest!

00:27:32: Ich glaube der einer oder andere hat verstanden das QM kein Bürokratiemonster sein muss und dass man von diesem Monster bestimmt auch keine Angst haben muss und ich freue mich sehr auf unsere nächsten Folgen.

00:27:45: vielleicht kannst uns noch kurz verraten was in der nächsten Folge auf uns zukommt.

00:27:49: Ja, Caro sehr gerne.

00:27:50: In der nächsten Folge geht es dann darum warum klare Prozesse dir Freiheit geben und nicht noch mehr Chaos machen.

00:27:58: Seid dabei schaltet ein!