#09 - Ist dein Unternehmen wirklich urlaubsfähig? Die 8-Punkte-Checkliste für Unternehmer

00:00:00: Hallo und herzlich willkommen zurück im Prozess-Pioniere Podcast.

00:00:04: Deine Partner für smarte Unternehmensführung, mein Name ist Caro.

00:00:07: ich bin wie immer dein Host und ich freue mich heute mit unserer Expertin Irina Sudermann die zweite Folge zu dem Thema So wird dein Betrieb urlaubsfähig heute mit euch abzudrehen, weil heute wird es nämlich richtig konkret.

00:00:23: Wir haben ja in der letzten Folge schon angesprochen dass wir ein kleines Goodie für euch haben und zwar eine Checkliste.

00:00:30: die könnt ihr euch schon downloaden Und da könnt ihr nämlich ganz genau schauen ob auch Dein Betrieb da, der du gerade zuhörst wirklich auch urlaubsfähig ist und du ganz ohne Kopfschmerzen in den Urlaub fahren kannst.

00:00:45: Also heute geht's um die Lösung!

00:00:48: Und ich würde erst mal sagen herzlich willkommen Irina.

00:00:51: Schön dass du da bist und schön das wir heute, ich sag mal, die Lösung zusammen präsentieren können.

00:00:57: Hi Karu ja vielen Dank für die schöne Anmoderation.

00:01:00: Ich freue mich riesig auf das heutige Thema

00:01:05: Auf jeden Fall.

00:01:06: Ich mich auch und ich würde sagen, bevor wir überhaupt in die Checkliste einsteigen wie funktioniert das Ganze überhaupt?

00:01:18: Das ist total einfach, das kann ich euch sagen.

00:01:21: Ich gebe dir acht Bereiche vor und zu jedem Bereich gibt es so gewisse mehrere Fragen wie du dich auf dein Urlaub vorbereiten kannst und dann gehst du jede Frage ehrlich durch und bewertest erledigt.

00:01:36: das haben wir im Griff.

00:01:38: unsicher also eher so ein Mittelding das müsste ich noch einmal überprüfen.

00:01:43: oder das rote Fenster, wo man einfach sagen muss nicht vorhanden.

00:01:48: Das fehlt komplett!

00:01:50: Und am Ende zählt jeder selbst für sich zusammen wie viele Punkte sind noch ein bisschen unsicher und wie viele Punkte sind auf jeden Fall auch rot?

00:01:59: Dann weiß man ganz genau ob das Unternehmen wirklich urlaubsfähig ist oder ob man da einfach nochmal ein paar Schwachstellen hat die man dann noch beheben kann bevor es in den nächsten Urlaub geht.

00:02:13: Sehr schön, okay das macht auf jeden Fall Sinn.

00:02:15: Das heißt ich kreuze selber an sozusagen passt muss ich nochmal überprüfen oder gar nicht vorhanden und dann kann ich es am Ende noch mal selber zusammenzählen und weiß dann ganz genau Kann ich ohne Kopfschmerzen in den Urlaub fahren?

00:02:29: bricht mein Betrieb zu Hause zusammen oder eben nicht

00:02:33: Ganz genau!

00:02:35: Ich würde einfach mal mit dem ersten Punkt starten, dann ist es auch für euch einfach noch mal logischer und einfacher und direkt greifbarer.

00:02:44: Der erste Punkt der Urlaubscheckliste ist nämlich dass du selbst überprüfst sind deine Prozesse wirklich klar definiert?

00:02:53: Sind die wichtigsten Prozessen wirklich schwarz auf weiß?

00:02:58: Und dann wäre die allererste Frage oder die aller erste Antwort, wenn du sagst unsere wichtigsten Kernprozesse sind dokumentiert.

00:03:06: Dann kannst du da einen grünen Haken hintermachen, dann ist alles easy!

00:03:10: Wenn du sagest alle relevanten Mitarbeiter wurden darauf geschult, dann passt das auch, dann hast du da auch schon einmal grünes Licht.

00:03:18: und wenn du sagt es gibt klare Notfallprozessen für kritische Situation Wenn du diese drei Punkte alle auf Grün hast oder für dich auf jeden Fall mit Ja beantworten kannst, dann kannst du auf jeden fall ganz sicher sein.

00:03:33: Den ersten Punkt hast du damit auf jedenfall für Dich erledigt und deine Prozesse sind für Deine Urlaubsabwesenheit klar definiert.

00:03:43: Jetzt ist natürlich die Frage jetzt sitze ich vielleicht vor deinem Fragebogen und frage mich was sind denn die wichtigsten Kernprozesse überhaupt?

00:03:53: Eine völlig berechtigte Frage, also das sind die Kernprozesse oder die Prozesse, die dein Geschäft am Laufen halten.

00:04:01: Also alles was passiert zwischen der Kunde bestellt beziehungsweise der Kunder hat eine Anfrage wie läuft die Bestellung durch deinen Unternehmen durch?

00:04:12: Wie läuft es durch deine Produktion durch wenn du eine Produktion hast?

00:04:16: Wie gehen wir mit Reklamationen um wenn der kunde dann doch nochmal etwas zu bemängeln hat?

00:04:22: Und wie stellen wir die Rechnungen aus?

00:04:25: Denn wenn du nicht da bist, weißt dein Team überhaupt, wie das genau abläuft.

00:04:30: Und wirklich diese Punkte – das sind die Prozesse, die von Bedeutung sind – müssen aufgeschrieben sein und dürfen auch nicht warten, wenn du im Urlaub bist!

00:04:41: Wie ist es mit Notfallprozessen?

00:04:44: Das sind Prozesse für gewisse kritische Situationen.

00:04:49: Was ja idealerweise dann auch nicht passiert, wenn du im Urlaub bist.

00:04:52: aber wir wissen es eben einfach nie und da wollen die Mitarbeiter natürlich auch darauf vorbereiten dass sie auch einfach wissen was passiert denn dann wenn zum Beispiel eine Maschine ausfällt?

00:05:04: Du aus dem Urlaub, aus der Ferne kannst du ja gar nicht einschreiten.

00:05:08: Deswegen ist das wichtig, dass die Mitarbeiter vor Ort genau wissen was tue ich wenn die Maschine eben wirklich ausfällt.

00:05:17: Genauso ist es total von Bedeutung ,dass die Mitarbeiter auch die kritische Situation dann gut bewältigen können, was es wenn ein wichtiger Lieferant nicht liefert und ich brauche eben wirklich die Ware um den Auftrag zu bedienen oder auch was passiert, wenn ein Kunde storniert.

00:05:36: Also die große Frage ist eben hat dein Team einen Plan dafür?

00:05:41: Oder rufen sie dich in der Panik an und da musst du ihnen einfach die Chance geben im Vorfeld dass du ihn den genauen Leitfaden mitgibst wie die mit solchen kritischen Situationen umgehen.

00:05:55: Und wir können uns sicherlich auch alle vorstellen, dass diese kritischen Situation ja auch in den Unternehmen unterschiedlich sind.

00:06:02: Aber es ist eben wichtig, dass du als Inhaber für dich definierst, was sind kritische Situationen und dass du deinen Mitarbeitern dafür dann auch entsprechende Fahrpläne mitgibst?

00:06:14: Okay verstehe also bewerte ehrlich sind deine Prozesse dokumentiert und geschult?

00:06:22: Genau so ist es.

00:06:23: Also du solltest wirklich auch so bewerten, dass du eben einfach sagst, er ist erfüllt, ist mittelmäßig erfüllt und noch nicht erfüllt.

00:06:33: Da können wir auch ganz einfach oder ich arbeite tatsächlich auch in dieser Checkliste, die es vielleicht schon runtergeladen haben.

00:06:39: Die sich das gerade anhören.

00:06:41: Die werden auch sehen Ich arbeite da mit den ganz einfachen Ampelfarben.

00:06:46: also Grün ist komplett erfüllt mittelmäßig.

00:06:50: Ah dann muss ich nochmal dran!

00:06:51: Das ist dann eben einfach Orang und Rot heißt ganz klar, da ist Handlungsbedarf bevor es im Urlaub geht.

00:06:59: Also einfach ein richtig einfaches Ampelsystem?

00:07:03: Absolut, das ist auch wirklich nichts Kompliziertes und Nichts Neues was ich euch hier erzähle.

00:07:09: Wichtig es eben einfach nur dass man da ganz bewusst für sich nochmal durchgeht und wirklich noch einmal es für sich bewertet.

00:07:17: denn auch diese Situation können sich ja regelmäßig ändern.

00:07:21: vielleicht hast du's ja im letzten Jahr als Inhaber bevor du in Urlaub gegangen bist hast du vielleicht auch genau diese Dinge alle schon durchgespielt.

00:07:29: Aber trotzdem brauchst du da immer wieder den aktuellen Stand, weil du ja nicht weißt ist der Stand immer noch so?

00:07:36: oder hast du vielleicht auch neue Mitarbeiter die dann nicht genau unterwiesen sind was sie in dem Notsituation dann auch zu tun haben.

00:07:45: Ja auf jeden Fall!

00:07:52: Ist das aber nicht auch ein Punkt den viele unterschätzen?

00:07:55: Ja absolut Und zwar ist es auch wirklich der zweite Punkt, wo ich noch mal drauf eingehen möchte.

00:08:02: Die Vertretung muss ja auch geregelt sein!

00:08:05: Also es ist wirklich die Frage jede Aufgabe, die du eben im Alltag so hast als Inhaber, hast du dafür jede wichtige Aufgabe eine klare Vertretungen?

00:08:17: Hier haben auch manche wirklich so ein Gedankenproblem, weil sie sich sagen ich habe als Inhaber aber gar nicht eine Person die mich vertritt.

00:08:26: Du brauchst ja auch nicht eine Personen haben.

00:08:28: verschaffe dir einen Überblick was deine wichtigsten Aufgaben sind und dann hast du für jede Aufgabe einen klaren Vertreter.

00:08:37: also du als Inhaber kannst ja auch deine Aufgaben verteilen.

00:08:41: Wichtig ist ja einfach nur, dass es genau definiert ist.

00:08:45: Wer ist an welcher Stelle verantwortlich?

00:08:48: Dass die Personen es eben auch einfach genau wissen welche Entscheidungen sie treffen dürfen und das die sich natürlich auch untereinander abstimmen.

00:08:57: also wenn du einen als Inhaber ein Vertreter hast für eine gewisse Funktion ist es natürlich auch wichtig dass diese Person dann da ist wenn du nicht im wenn du nicht da bist und dass die sich untereinander natürlich auch abgestimmt haben, wenn ja auch die in Urlaub gehen.

00:09:15: Ja auf jeden Fall.

00:09:16: das bedeutet Vertretung heißt ja auch nicht nur, dass jemand da ist sondern dass vor allem jemand auch entscheiden kann also entscheidungsberechtigt ist?

00:09:25: Ja ganz genau!

00:09:27: Ich höre nämlich ganz oft, dass man sagt der Michael springt ein gar kein Problem und dann frage ich weißt er Michael das?

00:09:34: weiß er welche Entscheidungen er treffen darf?

00:09:37: weiß er, bis zu welcher Höhe er die Entscheidungen treffen darf.

00:09:41: Und da kommt dann immer schon ein ... Ja eigentlich ruft er mich an wenn er sich da unsicher ist und das ist ja überhaupt nicht erforderlich.

00:09:49: Deswegen wollen wir eben im Vorfeld einfach ihm die Chance geben und ihm auch den Rahmen geben damit dieses Problem gar nicht entsteht, damit wir ihn dazu befähigen können genau dass in der Situation richtig zu tun du als Inhaber auch nicht im Haus bist.

00:10:08: Ja, auf jeden Fall!

00:10:11: Und was ist der nächste Punkt?

00:10:16: Der nächste Punkt ist Information und Zugänge gesichert.

00:10:20: Auch das ist natürlich ein absolutes Vertrauensthema.

00:10:24: Das muss man ja wirklich einfach alle so sagen.

00:10:26: Aber es geht erst einmal darum sind wirklich alle Informationen dokumentiert Man sind die wirklich für alle zugänglich?

00:10:35: Ich meine damit zuallererst auch klare und einheitliche Ablagestrukturen.

00:10:41: Ist das klar, dass auch jeder Mitarbeiter wirklich die Information dort findet?

00:10:46: Habe ich das genau dokumentiert, auch wo ich alle Informationen habe?

00:10:53: Dann ist nun der zweite Punkt Erzugriffe oder Passwörter, oder Tools.

00:10:59: Ist das wirklich geregelt und sind die auch verfügbar für die Mitarbeiter wenn du eben nicht da bist damit es dann einfach weiterläuft?

00:11:10: Und weiß auch jeder wo die relevanten Informationen hinterlegt sind?

00:11:15: In der Praxis muss ich auch wirklich sagen ist tatsächlich häufig das der Punkt dass der Inhaber sagt ja habe ich alles dokumentiert Es wissen aber nicht alle Personen, wo es dokumentiert ist und wo sie die entsprechenden Informationen finden.

00:11:31: Und da kann ich eben wirklich absolut auch wirklich empfehlen dass es da vom Urlaub einfach nochmal zusätzliche kleine Unterweisungen gibt.

00:11:41: Ich glaube jeder kennt wahrscheinlich auch den Klassiker.

00:11:44: Wo ist denn das Passwort?

00:11:45: Wo sind die Zugänge, wieso weiß es keiner?

00:11:48: weil man fliegt ja immer mal wieder aus solchen Programmen raus oder so und dann geht natürlich die große Suche los.

00:11:54: Genau, das ist der Punkt.

00:11:56: Und dann sitzt du als Inhaber idealerweise irgendwo am Strand aber du suchst dann gerade in deinen E-Mails um diese Informationen dann auch einfach an die Mitarbeiter, die zu Hause in deinem Unternehmen ja auch alles am Laufen halten, um denen dann die Information zu geben und dass es total einfach wie du dieses Problem lösen kannst!

00:12:17: Das ist eigentlich gar kein Problem.

00:12:20: Du sicherst einen zentralen Ort, wo du genau diese Punkte dokumentiert hast.

00:12:26: Du legst im Vorfeld genau fest und sagst da in dem Ordner sind drin die Passwörter und die Zugänge.

00:12:33: In dem Ordener sind drinnen die wichtigsten Kontakte wie zum Beispiel Kundennieferanten oder auch bestimmte Dienstleister.

00:12:40: Du liegst die Ablagestrukturen genau fest damit auch wirklich alle wissen wo finde ich welche Information?

00:12:48: Genauso vertragliche Besonderheiten, die du da einfach als Information hinterlegen solltest oder auch Kunden anfragen.

00:12:57: Diese wichtigsten Punkte das du dir wirklich geordnet hast an einem festen Ort und jeder der es braucht der weist wie er da eben auch wirklich hinkommt und wie ihr diese Informationen nutzen

00:13:09: kann.

00:13:10: Das klingt auf jeden Fall logisch.

00:13:11: aber ich denke mir natürlich dann immer dass sich viele wahrscheinlich denken ja aber das ist ja eh alles in meinem Kopf.

00:13:18: Genau das ist das Problem.

00:13:20: Denn nur weil es in deinem Kopf ist, heißt es ja nicht dass da jemand anders mit arbeiten kann.

00:13:26: so müssen wir's ja einfach realistisch sagen.

00:13:31: Ja auf jeden Fall hast du recht.

00:13:34: Okay dann würde ich sagen gehen wir weiter zum nächsten Punkt.

00:13:39: wie gehts weiter?

00:13:40: Das müsste jetzt Punkt Nummer vier sein.

00:13:43: Ja sehr gerne!

00:13:43: Punkt Nummer Vier ist auf jeden fall Realität geprüft.

00:13:47: Das heißt genau, hast du getestet ob es in der Realität auch wirklich funktioniert?

00:13:53: Hast Du Stichproben durchgeführt um wirklich mal rauszufinden das was ich dann ja im Vorfeld an Prozessen erarbeitet habe wird genauso danach gearbeitet.

00:14:06: Wenn du in dieser Realitätsprüfung Abweichungen findest, dann kannst du sie ja in dem Zuge noch sofort reagieren.

00:14:13: Weil du bist ja noch da!

00:14:14: Das ist ja deine Vorbereitung die realitäts Prüfung.

00:14:18: Optional kann es eben auch sein dass es bereits einen Testlauf gab ohne deine Anwesenheit Und so kannst du es einfach immer sehr gut rausfinden, das was ich eben auch in der Folge davor beschrieben habe.

00:14:32: Versuch mal für einen Tag, versuche es mal für zwei Tage und genau da kannst du unheimlich gut testen ob es wirklich so funktioniert wie du es dokumentiert hast und ob wirklich danach gearbeitet wird.

00:14:47: Elena, dass ist so ein wichtiger Punkt den du gerade angesprochen hast nicht wirklich nur überhaupt sich darüber klaren werden die ich sage mal die Prozesse aufzuschreiben und zwar so geregelt, dass es auch jeder versteht.

00:15:00: Sondern natürlich auch zu testen weil nur was jetzt auf dem Papier ist bedeutet das ja überhaupt gar nicht, dass das auch in der Praxis funktioniert.

00:15:09: Genau da hast du auch noch mal einen Schwerpunkt angesprochen, was in der Praxis dann tatsächlich so ist.

00:15:15: Viele haben Prozesse auf dem Papier aber in der Realität läuft es eben einfach ganz anders und da ist es eben wichtig dass der Inhaber immer darauf besteht das einfach gewisse Stichproben gemacht werden.

00:15:28: Dass man wirklich für sich mal ganz ehrlich rausfindet.

00:15:32: wird es wirklich so gemacht wie wir es dokumentiert haben Hat es ja auch einfach ganz häufig Gründe.

00:15:40: Und dann ist die Frage, warum wird das nicht so gemacht und wie passen wir das an?

00:15:45: Weil wir wollen ja die Dokumentation wirklich nur so haben, wie es hier wirklich durchgeführt wird.

00:15:51: Dann kann man einen Testlauf machen und dann sind wir wieder bei dem Punkt... Dann kannst du dich einfach mal einen Tag rausziehen und dann testen.

00:16:00: Funktioniert es jetzt besser, wenn ich jetzt die Notfallprozesse für mich auch noch einmal angepasst habe?

00:16:06: Und dann machst du einfach mal für einen Tag dein Handy aus.

00:16:08: Du bist nicht erreichbar und dann hast du auch schon wieder ganz viele Erkenntnisse.

00:16:13: Functioniert das oder funktioniert es nicht?

00:16:17: Genau wie eine Generalprobe!

00:16:20: Das ist aber ein sehr schöner Vergleich, also so habe ich das noch gar nicht gesehen.

00:16:25: Aber umso besser genau!

00:16:27: Also Generalprobe finde ich da eigentlich sehr gut wenn man sich dann mal für einen zwei Tage als Inhaber rauszieht.

00:16:34: Denn das Schöne ist ja eigentlich, wenn wir jetzt bei der Generalprober sind, du probst eben wirklich einfach einmal durch ob es wirklich funktioniert Und beim großen Auftritt, um da jetzt noch mal bei der Probe zu bleiben.

00:16:48: Das ist dann nämlich der große Urlaub und bis zum großen Auftritt kannst du es eben wirklich noch einmal ausprobieren und dann kannst du nochmal an den einen oder anderen Schrauben drehen.

00:16:57: also ich kann das wirklich sehr empfehlen

00:17:00: Auf jeden Fall!

00:17:02: Okay, sehr schön Dann lass uns weiter zu Punkt Nummer fünf rüber gehen.

00:17:08: Beim Punkt Nummer fünf soll es darum gehen, dass du als Inhaber auch genau definiert hast was sind denn eigentlich deine Zahlen und deine KPIs.

00:17:17: Also welche Ziele verfolgst du da?

00:17:20: Und die Frage ist ja, weiß das Team das auch?

00:17:24: Denn das Team kann ja wirklich auch nur so agieren wenn du ja auch die Ziele genau definiert hast.

00:17:30: Das ist ein ganz toller und wichtiger Punkt im Qualitätsmanagement dass wir eben wirklich sagen Du als Inhaber musst deine Qualitätziele klar definiert haben.

00:17:41: Die Mitarbeiter müssen diese relevanten Kennzahlen auch wirklich kennen!

00:17:47: Ist es festgelegt wer, wie misst.

00:17:51: Dass eben auch die Personen wissen.

00:17:53: okay das ist unser Qualitätsziel.

00:17:55: da ist der Rahmen wo für uns die Qualität so noch in Ordnung ist und dann hast du eingebaut das ist ja auch heutzutage auch schon alles automatisiert.

00:18:05: Du musst es eben einfach nur die Klarheit die muss da sein und dann wird definiert wer berichtet da auch an den nachdem man eben gemessen hat Und dann gibt es ganz klare Eskalationsregeln bei Abweichungen und dann hast du auch genau definiert, von wem muss nur als Inhaber die Information bekommen wenn es eben nicht im Rahmen ist.

00:18:28: Wenn die Qualität nicht den geplanten Zielen entspricht.

00:18:33: Okay verstehe und was heißt das konkret?

00:18:37: Das heißt, zum Beispiel wenn du als Qualitätsziel festgelegt hast in deinem Unternehmen möchtest du das ninety-fünf Prozent aller Lieferungen pünktlich rausgehen.

00:18:47: Das heisst dass es dann ja schon die Qualitäz, das Qualitätziel.

00:18:52: Das heißt wir messen jede Woche wie viele Lieferung waren pünftig?

00:18:57: Der Verantwortliche ist dann idealerweise der Logistikleiter oder der logistik Mitarbeiter je nachdem wen du da eben aktiv hast in der Position und dann muss der Logistikleiter oder Mitarbeiter jeden Freitag an dich berichten.

00:19:13: Und das heißt, sobald die ninety-fünf Prozent eben einfach nicht erreicht sind, merkst du es ja auch einfach?

00:19:20: Du bekommst dann die Information von ihm.

00:19:24: Achtung, das Qualitätsziel ist nicht erreicht und dann kann sich das Team auch direkt überlegen was tun wir oder was hat es für Gründe gegeben?

00:19:35: Können wir das abstellen?

00:19:36: Warum haben wir dieses Ziel nicht

00:19:37: erreicht?".

00:19:38: Und dann geht das Team mit dir als Inhaber direkt in die Lösungsfindung.

00:19:47: Okay, spannend!

00:19:48: Alles klar.

00:19:49: Das bedeutet, dein Team kann dann auch ohne dich steuern oder soll wahrscheinlich auch ohne dir steueren?

00:19:55: Ganz genau und es ist ja gar nicht so kompliziert.

00:19:58: aber trotzdem ist das so dass du's ja erst einmal genau kommuniziert haben musst.

00:20:03: die müssen den Rahmen ganz genau kennen und dann können sie auch durchaus wirklich auch alleine agieren.

00:20:09: Aber dafür musst du als Inhaber im Vorfeld ja auch erstmal genau wissen Die Klarheit für dich haben, wo sind denn meine Qualitätsziele eigentlich?

00:20:19: Und daran scheitert es dann auch schon oft.

00:20:23: Okay verstehe alles klar!

00:20:25: Dann lass uns übergehen zu Punkt Nummer sechs.

00:20:29: Der sechste Punkt dreht sich darum hast du deine Risiken genau identifiziert oder eben auf die Maßnahmen geplant?

00:20:38: Ich hatte es eingangs auch schon einmal erwähnt, dass wir gewisse Notfallsituationen für die Mitarbeiter ja haben müssen.

00:20:47: Und das geht auch in die Richtung und das ist auch ein wichtiger Bestandteil des Qualitätsmanagementsystemes, dass du eine Risikomatrix in deinem Unternehmen haben solltest.

00:20:58: Das auch wirklich für die Arbeiter darstellt welche Risiken können passieren?

00:21:05: Und was ist auch dagegen zu tun?

00:21:07: Das heißt, zu jedem Risiko hast du eben auch eine Maßnahme definiert und das befähigt deine Mitarbeiter ja auch schon ganz oft dazu dann das zu tun um das Risiko dann ja auch zu minimieren.

00:21:21: Und dann geht es auch darum, dass wir die Risiken dafür dargestellt haben.

00:21:27: Dass wir im Vorfeld die Risik schon minimieren können und dann entstehen so manche Notfälle überhaupt nicht wenn du als Inhaber im Urlaub bist.

00:21:38: Spannend!

00:21:39: Hast Du für mich vielleicht ein Beispiel dafür?

00:21:41: Zum Beispiel Ein wichtiger Kunde beschwert sich Was können wir da tun?

00:21:46: ist ja auf jeden Fall ein Risiko.

00:21:48: Das heißt, der Vertriebsleiter oder wenn du da einen Vertriebesmitarbeiter hast.

00:21:53: Du musst die Person eben einfach nur ganz genau bewegen.

00:21:58: Die ist verantwortlich und darf eine Maßnahme einleiten mit einer Kulanz beispielsweise von fünftausend Euro ohne dich zu fragen.

00:22:09: Oder... Und dann weiß die Person ja auch schon was sie dazu tun hat.

00:22:14: Oder ein weiteres Risiko?

00:22:17: Eine Maschine fällt aus!

00:22:19: Und dann ist ja auch ganz klar, dass wir dafür eine Maßnahme brauchen.

00:22:23: Das heißt der Techniker, der kennt den Notfallplan was dazu tun ist wenn in der Maschine ausfällt.

00:22:29: also so wirklich ganz klassische Risiken wo du als Inhaber im Alltag denkst ach da bin ich ja da, da kann nicht deine Einschreiten aber wenn du das in der Risikomatrix dargestellt hast Dann können ja auch die Mitarbeiter von dir schon sofort befähigt werden Und du wirst auch im Alltag, selbst wenn du im Unternehmen bist, wirst du eben für diese Punkte nicht unterbrochen.

00:22:55: Okay, verstehe!

00:22:57: Es macht natürlich dann auch super viel Sinn genau für solche Situationen auch eben Prozesse zu haben und eben dass jeder ganz genau weiß was zu tun ist.

00:23:09: ne?

00:23:09: Weil naja der Teufel steckt im Detail das wissen wir ja.

00:23:15: Genau

00:23:15: so sieht es aus.

00:23:17: Okay, alles klar.

00:23:18: Gut habe ich verstanden!

00:23:20: Ich glaube wir haben noch zwei Punkte über.

00:23:22: dann lass uns mal zu Punkt Nummer sieben gehen.

00:23:25: Ja richtig denn vorletzten Punkt den ich euch auch wirklich in diesem Zuge sehr gerne mitgeben möchte ist das Thema Ist klar wenn du kontaktieren darfst und was ein Notfall ist.

00:23:37: Da geht es eben wirklich noch einmal so um das Thema Kommunikation und Prioritäten setzen.

00:23:43: Die erste Frage wäre da an dich, ist es klar definiert wen ich kontaktieren darf als Mitarbeiter oder auch wer kontaktiert werden sollte?

00:23:56: So die Frage möchte ich einfach mal im Raum stehen lassen Ist es definiert, dass auch alle wissen das ist jetzt gerade ein Notfall.

00:24:05: Also da muss sich wirklich so und so agieren.

00:24:10: Dann ist eine dritte Frage die ich dir einfach als Gedanken mitgeben möchte sind die Kommunikationswege wirklich eindeutig festgelegt?

00:24:20: Ist wirklich definiert wer muss an welcher Stelle informiert werden, wer braucht welche Informationen?

00:24:29: Dann möchte ich dir noch einen weiteren Gedanken mitgeben.

00:24:33: Ist es klar definiert, was in deiner Abwesenheit unbedingt erledigt werden muss?

00:24:38: Also das eben das Thema Priorisierung.

00:24:41: Es gibt gewisse Dinge die können sicherlich auch auf dich warten, dich als Inhaber Wenn du diesen Gedanken jetzt gerade hattest da gebe ich dir auch recht.

00:24:50: man denkt dann auch manchmal Als Inhabern ach wenn diese Punkte sind ist doch überhaupt nicht schlimm Ich bin doch nur eine Woche weg und wenn ich dann wieder da bin dann regle ich alles.

00:24:59: Aber die Frage ist eben, ist es genau definiert was erledigt werden muss und was eben wirklich auch warten kann?

00:25:07: Denn wenn es wirklich Punkte sind, die erledigte werden müssen.

00:25:10: Es ist wichtig dass du's im Vorfeld priorisierst.

00:25:13: Wenn es Dinge sind Die warten können dann ist es ja wichtig das deine Mitarbeiter Das im vorfeld wissen.

00:25:20: denn wir sind Ja bei dem punkt dass Du ja nicht unterbrochen werden sollst Im urlaub und deswegen ist diese Priorisierung wirklich so von Bedeutung.

00:25:29: Das macht ja auch Sinn, ansonsten rufe dich hier auch jeder wegen jeder Kleinigkeit an.

00:25:33: Richtig!

00:25:33: Ganz genau das willst du ja gar nicht.

00:25:36: und im Alltag ist es dann oft so man wird kurz unterbrochen und wenn du diese Regelung aber wirklich erst einmal aufgebaut hast, dann merkst du ja auch dass es am Alltag leichter wird weil du da schon weniger Unterbrechungen hast.

00:25:53: Ja, auf jeden Fall.

00:25:55: Und was ist mit Aufgaben warten dürfen?

00:26:00: Eine sehr gute Frage.

00:26:01: Ich hatte ja im Vorfeld dann schon angesprochen, dass du festlegst in welchen Fällen sollen sie dich ja auf jeden Fall kontaktieren und wenn es dann Aufgaben gibt die warten dürfen?

00:26:12: Dann ist das eben auch wichtig.

00:26:16: Mitarbeiter wissen, das muss sofort erledigt werden.

00:26:19: Das darf auf gar keinen Fall dürfen Sie da warten wie zum Beispiel wenn eine Kunden-Reklamation reinkommt oder wenn Angebote für die Kunden geschrieben werden müssen dringende Bestellungen also wo man eigentlich denkt ist doch easy ist doch logisch.

00:26:33: aber trotzdem sollte das wirklich noch einmal besprochen werden priorisiert werden damit es für die Mitarbeiter einfach klar ist.

00:26:41: und dann gibt es ja auch diese Punkte die dann auch einfach warten können, wie zum Beispiel strategische Entscheidungen.

00:26:49: Vielleicht auch gewisse neue Projekte vielleicht auch interne Optimierungen.

00:26:54: das sind natürlich Dinge die warten können.

00:26:56: Aber dafür musst du dein Team und deine Mitarbeiter erst einmal befähigen, dass sie wirklich diese Klarheit haben an welchen Punkten sollte ich warten?

00:27:05: Welche lege ich dem Chef hin bis er wieder da ist?

00:27:09: Und um welche sollte ich mich als Mitarbeiter direkt kümmern?

00:27:14: Okay verstehe das macht auf jeden Fall Sinn!

00:27:17: Dann Last but not least Punkt Nummer acht

00:27:23: Der allerletzte Punkt du das, was wir bisher alles besprochen haben, ob es dafür eine saubere Übergabe gibt.

00:27:33: Also ist wirklich allen Mitarbeitern im Team klar, was gerade die offenen Themen sind und was grade wo dokumentiert ist?

00:27:45: Dann ist der nächste Punkt der Status Der nächsten Schritt und Verantwortlichkeiten.

00:27:51: ist das wirklich genau klar.

00:27:53: Ist klar, wo ist welches Projekt?

00:27:55: Wie ist der Status?

00:27:57: Und wer ist für welche Punkte verantwortlich?

00:28:00: Dann der Punkt die saubere Übergabe für finanzielle Themen.

00:28:05: Es ist geregelt, welche Rechnungen bezahlt werden müssen.

00:28:09: Welche Zahlungen rausgehen also wirklich zu diese finanziellen Themen?

00:28:12: Alles was da drunter läuft, da muss ich im Vorfeld schauen, ist das Team da wirklich auch informiert und dann natürlich auch die Liquidität dass das soweit alles passt.

00:28:24: aber die große Frage ist eben habe ich diese Übergabe zu diesen Punkten wirklich ganz genau festgelegt und ganz genau durchgeführt?

00:28:34: Okay, verstehe.

00:28:35: Also nicht einfach nur die Tour zu knallen und nach Medizinflut sondern wirklich mit System?

00:28:42: Ja richtig ganz genau!

00:28:43: Das wäre idealerweise am Urlaub ist ja auch das Schöne dass wir das ja auch planen oder kann man ja auch wirklich gut vorbereitet sein von.

00:28:50: deswegen ist es eben so wertvoll dass diese Checkliste wo ich gerade die Punkte alle genannt habe dass man das wirklich so eine Woche vor dem Urlaub macht alle offenen Themen, was läuft gerade?

00:29:03: Wie ist der Status die Verantwortlichkeiten, alle kritischen Termine und dann eben auch wirklich diese finanziellen Themen.

00:29:12: Und das man auch wirklich das nochmal mit dem entsprechenden Vertreter durchgeht.

00:29:18: Ich hatte ja zu Beginn auch gesprochen, dass es gar nicht darum geht, dass man einen Vertretern haben muss der alles übernimmt?

00:29:25: Es kann ja auch sein, dass die Projekte aufteilen und die Vertretungen im Team aufgeteilt sind.

00:29:30: Und deswegen ist es wichtig, dass diese Übergabe wirklich mit jedem Einzelnen dann ganz genau durchgegangen ist!

00:29:39: Okay, verstehe.

00:29:40: Das klingt natürlich auch nach ein bisschen Aufwand!

00:29:44: Natürlich ist es auch ein bisschen aufwand.

00:29:47: also die, die jetzt zugehört haben werden sich denken das ist auch nicht mal eben in fünf Minuten erledigt?

00:29:52: Nee, ist es ist ganz klar.

00:29:55: Ich möchte euch da aber trotzdem den Gedanken mitgeben, wenn man sich da einmal zwei Stunden mit beschäftigt hat man auf jeden Fall auch dafür zwei Wochen Ruhe.

00:30:04: Also das was hier in die Vorbereitung steckt bekommt ihr zehnmal zurück.

00:30:09: Das kann ich euch auf jeden fall versprechen.

00:30:12: Okay okay verstehe gut!

00:30:14: Ich habe mir jetzt die Checkliste gedownloadet und ich hab alles ausgefüllt.

00:30:18: Es waren jetzt die acht Punkte.

00:30:20: Was mache ich jetzt Irina?

00:30:23: Jetzt hast du ... okay, die Checkliste.

00:30:25: Die hast und du hast sie ausgefüllt.

00:30:27: Dann schaust du für dich?

00:30:29: Wie hast du es für dich beantwortet?

00:30:31: Du erzählst für dich durch... Die grünen Punkte, die sind natürlich optimal.

00:30:37: Die können wir jetzt gerade erst einmal ignorieren.

00:30:40: und dann schaust du für dich was hast du mit mittelmäßig beantwortet?

00:30:43: Und was hast Du mit nicht erledigt oder noch nicht vorbereitet beantworten?

00:30:49: Diese Punkte gehst Du eben durch und hast auch einfach sehr schnell einen Überblick.

00:30:54: Ich würde es so beantwort'n wenn Du von null bis zweimal so ein orange oder rot hast Dann würde ich trotzdem sagen, du bist schon gut vorbereitet.

00:31:04: Also dein Unternehmen ist urlaubsfähig.

00:31:07: Du gehst da einfach noch einmal durch was dir dann noch fehlt.

00:31:12: aber mach dir da mal keine Sorgen!

00:31:13: Du kannst dein Handy auf jeden Fall ausschalten.

00:31:16: Wenn du so in dem Mittelweg bist, dass du sagst drei bis fünf Mal habe ich dann schon so orange oder rot.

00:31:25: Da solltest du ganz klar dir die Zeit für die Vorbereitung noch einmal nehmen weil das ist ein Zeichen da muss sich dir wirklich leider sagen, dass Du klare Schwachstellen.

00:31:35: Da musst du noch einmal rein dein Betrieb ist noch nicht urlaubsfähig.

00:31:41: Dann gibt es da auch nochmal die Abstufung.

00:31:44: Ich würde sagen, wenn du so sechs Punkte oder mehr hast, die du beantwortet hast mit noch nicht vollständig oder nicht erledigt... Da kann ich dir auf jeden Fall sagen, dein System funktioniert noch nicht!

00:31:58: Du kannst auch noch nicht im Urlaub gehen weil dein Unternehmen einfach noch nicht urlaubsfähig ist.

00:32:03: Das glaube ich dass es dann auch wirklich richtig stressig wird Wenn du in den Urlaub gehst, da möchte ich dir einfach nochmal den Tipp geben Arbeit ist noch einmal durch, geh mit deinem Team Punkt für Punkt durch bevor du in den Urlaub wirst.

00:32:20: Okay verstehe jetzt fühle ich das aus und denk mir oh Gott!

00:32:23: Ich habe acht rote Kreuze.

00:32:26: was soll ich tun Irina?

00:32:29: Dafür ist ja diese Checkliste da und da muss sich sagen es doch gut dass du diese acht Kreuzen ... hast, bevor du in den Urlaub gegangen bist.

00:32:38: Also keine Panik noch ist nicht zu spät!

00:32:41: Du musst ja auch einfach nicht alles auf einmal machen... ...du hast jetzt hoffentlich auch einfach nochmal ein bisschen Zeit... ...bevor du in einen Urlaub gehst.

00:32:48: Das heißt nimm dir einen Punkt vor der am meisten wehtun würde oder eben auch deinem Unternehmen.

00:32:55: Meistens ist das der Punkt Vertretungen.

00:32:58: Geh da einfach erst einmal durch und regle an welchen Punkten wirst du wo vertreten?

00:33:04: Dokumentiere das erst einmal und dann hast du da diesen Punkt schon mal erledigt, dann teste es auch wirklich ob diese Vertretungsregelung funktioniert.

00:33:16: Versuch wirklich dass du einen Tag da man nicht erreichbar bist und dass mit dieser Vertretumsregelungen deine Mitarbeiter sich einfach mal für ein Tag durchforsten.

00:33:29: Und dann hast du ja schon mal einen weiteren Punkt, dass dein Unternehmen ein Schritt weiter urlaubsfähig ist.

00:33:38: Sehr schön!

00:33:40: Du hast mir glaube ich auch im Vorgespräch so einen schönen Merksatz zu der Folge erzählt.

00:33:46: Wie war er nochmal?

00:33:49: Wahrscheinlich meinst du das ein funktionierendes Unternehmen erkennt man daran, dass es auch ohne den Unternehmer funktioniert.

00:33:57: Ganz genau, ganz genau.

00:33:58: Der hat mir so gut gefallen!

00:34:00: Ja und genau das ist ja wirklich auch der Kern.

00:34:04: also nicht weil du dich dann überflüssig machst das wird auch überhaupt nie passieren als Inhaber aber dass es eben wirklich immer ein Zeichen dafür dass das System funktioniert.

00:34:14: Wenn du das System geschaffen hast, dann bist du wirklich an manchen Dingen im Alltag, bist du dann wirklich überflüssig und das gibt dir dann ja auch wiederum die Freiheit, dass du dich um die Strategie deines Unternehmens kümmern kannst, das du in Urlaub fahren kannst weil du einfach genau definiert hast.

00:34:32: An diesen Punkten können die Mitarbeiter alleine agieren.

00:34:36: An diesem Punkten informieren sie dich Und das ist doch die Freiheit, die jeder Unternehmer doch auch wirklich möchte.

00:34:43: Da müssen wir doch einfach mal ganz ehrlich sein!

00:34:46: Auf jeden Fall... auf jeden Fall sehr schön.

00:34:49: Ich glaube ich fasse einfach nochmal kurz zusammen für unsere Zuhörer also Die acht Punkte.

00:34:54: Checkliste beinhaltet erstens Prozesse sind die klar definiert.

00:35:00: zweitens ist die Vertretung geregelt.

00:35:03: drittens Informationen und Zugänge sind die gesichert.

00:35:07: Nummer vier Realität geprüft, also funktioniert das Ganze auch.

00:35:12: Nummer fünf Ziele und KPIs im Blick.

00:35:15: Nummer sechs Risiken sind die auch vorbereitet.

00:35:19: Nummer sieben Kommunikationen und Prioritäten geregelt.

00:35:24: Und Last but not least Nummer acht Übergabe und operative Stabilität ist die gesichert.

00:35:32: Und die Auswertung schreiben wir euch natürlich in die Show Notes rein, da könnt ihr nochmal ganz genau gucken was genau wie viele Punkte bedeuten also wie viele rote Kreuze, wie viele Mittelmaß und wie viele grüne, grüne Haken sozusagen.

00:35:48: und falls jemand jetzt gerade diese Folge hört und sagt okay ich möchte diese Checkliste durchgehen Ich brauche aber vielleicht doch noch so ein bisschen Unterstützung beim Ausfüllen oder vielleicht auch danach, Irina.

00:36:05: Was mache ich denn dann?

00:36:07: Da haben wir natürlich die absolute Lösung.

00:36:10: kommt in die QM Community.

00:36:12: Dort haben wir Vorlagen wie diese Checklisten und noch viele weitere Punkte, wie zum Beispiel auch eine Verantwortungsmatrix

00:36:21: usw.,

00:36:21: wo ihr euch dann wirklich gut selbst mit vorbereiten könnt.

00:36:25: In der QM-Community haben wir den direkten Austausch mit Angernunternehmern die genau dieses Thema haben was ihr habt.

00:36:33: Und da habt ihr dann auch den direkten Zugang zu mir weil wir dort kostenlose Events haben oder eben auch Q&As.

00:36:40: Und das Allerbeste ist eben auch, es ist absolut kostenfrei und somit hast du da wirklich gar nichts zu verlieren außer dass du da diesen Mehrwert hast um endlich mal beruhigt in den Urlaub gehen kannst.

00:36:54: Den Link werden wir sicherlich in den Show Notes vernetzen oder?

00:36:59: Selbstverständlich!

00:37:01: Und auch nochmal wichtig, dass du es gesagt hast Es ist alles kostenlos.

00:37:04: Wenn ihr die Checkliste noch nicht habt, lad sie euch kostenlos runter, fühlt ihr gerne aus.

00:37:10: Schaut euch an wie es um euch und euren Betrieb steht.

00:37:13: könnt ihr ohne Kochschmerzen in den Urlaub fahren oder fliegen oder eben nicht?

00:37:17: und kommt natürlich auch sehr gerne kostenlos in Irinas QM Community.

00:37:23: das ist wirklich ein Golden Nugget was sie hier für euch aufgebaut hat.

00:37:27: nochmal dass es kostenlos.

00:37:28: ihr könnt dort einfach eintreten Sie mit Fragen bombardieren und sie wird euch auf jeden Fall helfen, also nutzt das sehr gerne.

00:37:37: Ich sage herzlichen Dank liebe Irina für diese tolle praxisnahe Folge.

00:37:41: ich glaube dass wird allen Unternehmern hier helfen einfach mal diese Checkliste auszufüllen und dann hoffentlich ganz entspannt im nächsten Urlaub am Strand unter der Sonne am Meer zu liegen und den Urlaub zu genießen.

00:37:57: Ich danke dir, Caro und viel Spaß mit dieser Checkliste.

00:38:01: Und vor allem viel Erfolg damit.

00:38:03: ich freue mich von euch darüber zu hören.