#07 - Warum klare Prozesse dich aus dem Chaos befreien – und nicht noch mehr Arbeit machen

00:00:00: Hallo und herzlich willkommen zurück im Podcast der Prozesspioniere.

00:00:04: Deine Partner für smarte Unternehmensführung, mein Name ist Karo ich bin wie immer dein Host und heute sprechen wir über das Wort dass viele Unternehmer gleichzeitig lieben und hassen vielleicht erkennst du dich auch gerade selbst wieder und zwar das Thema Prozesse!

00:00:19: Für die einen klingen Prozeste nach Freiheit und für die anderen eher nach ich sag mal Einengung.

00:00:26: aber die Wahrheit ist klare Prozessen sind das was Ich sag mal, dich aus dem Chaos befreit.

00:00:31: Sie geben dir Zeit vor allem auch zurück!

00:00:34: Sie reduzieren deinen Stress und sie machen dein Unternehmen unabhängig von

00:00:39: dir.".

00:00:40: Und heute erklärt unsere Qualitätsmanagement-Expertin Irina Sudermann warum Prozesse keine zusätzliche Arbeit sind sondern wirklich die Lösung für das Problem dass du im Tagesgeschäft feststeckst.

00:00:55: Irina herzlich willkommen.

00:00:58: Hi Karo, vielen Dank für die Anmoderation und ganz genau heute soll es um die Prozesse gehen.

00:01:04: Und dass ihr wirklich keine Sorge mehr davor habt und das spätestens nach dieser Folge.

00:01:09: alle wissen warum sie Prozisse wirklich benötigen?

00:01:12: Das ist doch eine ganz schöne Freiheit mit sich bringt!

00:01:16: Auf jeden Fall.

00:01:17: Ich würde sagen wir starten wieder direkt rein und ich würde dir einfach mal ganz plump die Frage stellen was ist denn ein Prozess überhaupt?

00:01:26: Ja, so einfach muss man ja wirklich auch starten um da ja auch die Sorge vornehmen zu können.

00:01:33: Und ein Prozess sagt ja nur wer macht was?

00:01:37: Wo beginnt einen Vorgang und wo hört der Vorghang auf und was sind dazwischen für Schritte erforderlich und wer muss es umsetzen und was benötigen wir dafür?

00:01:48: mehr ist das schon gar nicht.

00:01:52: Das ist, ich sage mal eigentlich relativ einfach runtergebrochen würde ich mal sagen.

00:01:58: Wenn ich jetzt das Wort höre denke ich rein theoretisch sofort an Fliesbänder, Industriebetriebe aber für den Handwerksbetrieb brauche ich es auch?

00:02:11: Also kein Unternehmen existiert ohne Prozesse.

00:02:15: Es ist eher so, dass die Prozeste dann vielleicht nicht niedergeschrieben sind weil sie im Kopf einfach sind.

00:02:21: aber jeder Ablauf also alles was sich in meinem Alltagsgeschehen so tue alle Gewohnheiten die der Mensch so hat das sind ja alles Prozisse wenn man es so nimmt.

00:02:34: Also brauche ich, also habe ich logischerweise egal in welchem Betrieb.

00:02:38: Ich bin rein theoretisch schon Prozess erst vielleicht nur noch nicht aufgeschrieben.

00:02:43: Ja, genau.

00:02:44: Er ist in den Köpfen der Mitarbeiter oder in den Köpfe der Inhaber und da ist das ganz große Risiko.

00:02:52: also es reicht nicht dass die Prozesse vorhanden sind.

00:02:56: Es ist ja total wichtig, dass sie wirklich auch niedergeschrieben sind Nicht zu kompliziert, nicht so aufwendig aber dass sie nieder geschrieben sind

00:03:05: Auch wenn's schon noch läuft wenn jeder weiß, was er zu tun hat.

00:03:10: Ja das höre ich ganz häufig dass Kunden sagen ach wir wissen eigentlich was wir alle zu tun haben.

00:03:16: ja das stelle ich auch nicht in Frage das glaube ich auch ganz fest dass die es alle genau wissen.

00:03:22: aber stell dir doch einfach mal vor du bist mitten in einem Vorgang Du hast einen Kundenauftrag angelegt und dann bist du am nächsten Tag krank.

00:03:32: Da kann ja der Kunde nicht warten, bist du dann wieder gesund bist.

00:03:36: Es soll ja schon so sein dass es weiter laufen muss und die Person, die dich dann vertreten muss weil du krank geworden bist, die kann ja überhaupt nicht wissen an welcher Stelle du gerade bist wo du schon was abgelegt hast und wo nicht.

00:03:51: und deswegen ist das ebenso wichtig dass dieser Prozess genau beinhaltet okay wenn die Anfrage vom Kunden reinkommt Wo haben wir die Kundenangaben abgelegt?

00:04:03: Wenn der Kunde ein Angebot bekommen hat, woran sehe ich das aus Ehrenangebot bekommen hat.

00:04:09: Damit auch einfach ich dann als deine Vertretung wenn du krank geworden bist dass sich eben auch einfach weiß wann muss ich denn mal wieder nachfragen?

00:04:17: also was haben wir festgelegt wenn der kunde sich noch nicht gemeldet hat?

00:04:21: nach wieviel Tagen wollen wir einfach mal nachhören ob es vielleicht noch Rückfragen gibt zu dem angebot und Ist ja alles nur möglich, wenn wir es eben aufgeschrieben haben und wenn es nicht nur in deinem Kopf ist.

00:04:34: Okay verstehe das macht natürlich Sinn aber jetzt kommt mir so ein bisschen die Angst muss ich sagen wenn ich anfange alles aufzuschreiben.

00:04:42: Das ist doch wahnsinnig viel Arbeit oder?

00:04:44: Oder vor allem mehr Arbeit?

00:04:47: Nein, ist es nicht.

00:04:48: Es ist weniger Arbeit!

00:04:49: Weil du nämlich es einmal aufgeschrieben hast und dann gilt es für Krankheitsfälle, dann gilt das für Urlaubsfälle wenn du irgendwo in deinem wohlverdienten Sommerurlaub bist oder auch wenn neue Mitarbeiter anfangen.

00:05:04: Es gibt ja nichts einfacheres als den Prozess einmal dargestellt zu haben.

00:05:10: Stell dir mal vor wie kompliziert es ist jedem neuen Mitarbeiter, der anfängt immer wieder von null auf zu erklären was da eigentlich zu tun ist.

00:05:20: Dann hat man mal wenig Zeit, mal viel Zeit.

00:05:24: dann hat man einmal einen guten Tag, mal ein nicht-guten Tag und danach hängt es oder davon hängt das ja auch ab wie der Mitarbeiter eingearbeitet wird.

00:05:35: Und alle diese Schwierigkeiten oder einfach diese Riechsicken die hast du nicht wenn du in deinem Bereich die Prozessbeschreibungen einmal dokumentiert hast.

00:05:47: Okay, verstehe das bedeutet rein theoretisch ich mache mir einmal diese Arbeit und schreibe das alles auf anstatt dass sich dann das nicht tue und jedem neuen Mitarbeiter beispielsweise dann jedes einzelne Mal wieder was erkläre.

00:06:03: Ja, richtig.

00:06:04: Also das ist ja ganz klar eine Zeitersparnis und dass es nämlich auch ganz häufig so was ich dann höre, dass sie Sorge haben, dass es so aufwendig ist.

00:06:12: aber es gibt nichts Einfaches als ein Prozess einmal erklärt zu haben.

00:06:18: Und man kann immer wieder damit arbeiten Krankheit Urlaub neue Mitarbeiter Vertreter Auch wenn man einfach vielleicht mal viel zu tun hat und einen Kollegen fragen kann, du kannst den Fall für mich übernehmen.

00:06:33: Dann läuft ja auch das immer gleich ab, auch wenn es jemand anders für dich durchführt – zumindest die groben Schritte.

00:06:41: wo sind Dokumente abgelegt?

00:06:44: Wo sind welche Informationen hinterlegt?

00:06:47: Und das schafft eben ganz viel Klarheit ins Unternehmen und auch ganz viel Sicherheit!

00:06:55: Wie lange dauert es denn jetzt so, also dass ich mal eine grobe Hausnummer habe?

00:06:59: So einen Prozess aufzuschreiben.

00:07:03: Das kommt jetzt natürlich darauf an, wie umfangreich ist dieser Prozess.

00:07:07: Aber es ist ja kein großes Thema also der Mitarbeiter, der braucht eine Vorlage.

00:07:14: Also wichtig ist auch dass alle Prozesse in einem Unternehmen in einer gleichen Vorlage dargestellt sind.

00:07:20: einfach nur das der Einkaufsprozess beispielsweise so ähnlich aufgelistet ist wieder Vertriebsprozess Beispielsweise, wenn es eine Produktion ist, dass der so ähnlich aufgebaut ist wie der Einkaufsprozess.

00:07:35: Einfach nur das die Struktur gleich ist, da man da eine gleiche Anforderung drin hat und dann hast du ja innerhalb von einem Tag hast Du ja schon mehrere Prozesse dargestellt.

00:07:46: Das muss ja wirklich nicht aufwendig sein.

00:07:50: Okay!

00:07:51: Und wie detailiert muss das jetzt sein?

00:07:54: Auch wenn ich das, ich sag mal nach dieser Norm aufschreibe... Wie detailiert musste's

00:07:58: sein?!

00:08:01: Die Norm besagt uns nicht, wie detailliert es sein muss.

00:08:05: Sondern nur an welchen Stellen welche Prozesse wir dargestellt haben müssen.

00:08:10: Wir müssen die qualitätsrelevanten Prozese in ihren Wechselwirkungen da gestellt haben.

00:08:17: Das heißt, wie läuft das ab?

00:08:19: An welchen Ställen muss welche Abteilung reingreifen und welchen Schritt brauchen wir damit der nächste Schritt auch überhaupt möglich ist?

00:08:27: Und dann dass wir bestimmte Prozesse dargestellt haben müssen wie zum Beispiel, wie überprüft ihr die Qualitätskontrolle bevor es an den Kunden rausgeht.

00:08:39: Weil wir noch einmal sicherstellen wollen das es überprügt ist bevor der Kunde merkt ah das und das passt nicht.

00:08:46: oder wenn es dann doch zu einer Kunden-Reklamation kommt Wie ist dieser Prozess sichergestellt?

00:08:52: Wenn der kunde dann doch was bemängelt weil irgendwas nicht funktioniert hat Er vielleicht auch denkt, dass er was anderes bestellt hat.

00:09:00: Wie ist dieser Prozess dann intern aufgebaut?

00:09:03: Dass wir immer eine Übersicht haben, okay welche Kunden-Reklamationen haben die im letzten Jahr gehabt?

00:09:09: Was es uns da passiert?

00:09:11: gibt es da vielleicht Auffälligkeiten?

00:09:13: das wir merken an dieser Stelle Da sind wir irgendwie schwach.

00:09:17: und diese Prozesse Die müssen wir dargestellt haben.

00:09:20: Das ist die Norm Anforderung.

00:09:22: aber wie sehr wir in die Tiefe gehen das entscheiden wir selbst.

00:09:26: Okay, spannend.

00:09:27: Also erstens ich kann es selbst entscheiden und zweitens wahrscheinlich so viel wie nötig aber so wenig wie möglich ums nicht als Bürokratiemonster ausarten zu lassen.

00:09:38: Genau das rate ich auf jeden Fall immer und ich rate auch wirklich immer die Prozesse erstmal grob zu beschreiben dass ich eben auch gerne sage, wenn ihr euch nicht sicher seid.

00:09:50: Wie tief sollt ihr es beschreiben?

00:09:52: Macht das nicht zu kompliziert sondern eher grob und dann kann man es lieber im Nachgang noch einmal vertiefen, wenn man merkt okay das habe ich jetzt doch nicht genau genug dargestellt aber es ist ja ganz leicht so testen.

00:10:05: Man stellt den Prozess da und fragt seinen Kollegen mal ob er's genauso durchführen kann.

00:10:12: Ja total hast du recht der kann man sehr einfach testen.

00:10:16: Okay, spannend.

00:10:17: Okay alles klar!

00:10:18: Ich habe das jetzt verstanden dass ich natürlich dann wirklich neue Mitarbeiter zum Beispiel viel schneller einarbeiten kann und dass sich das natürlich auch ganz einfach testen kann wie es funktioniert.

00:10:29: aber was ich mich jetzt wirklich noch frage?

00:10:31: Was bringt mir das außerdem noch?

00:10:33: also was sind noch die Vorteile dass ich diese neuen Prozesse überhaupt aufschreiben sollte implementieren sollte usw..

00:10:42: Da gibt es tatsächlich fünf Punkte, die ich dir einfach mitgeben möchte als Hilfestellung.

00:10:48: Du gewinnst Zeit zurück weil du einfach Dinge nicht unnötig erklären musst.

00:10:52: Es laufen Dinge nicht in die falsche Richtung und die Zeit ist einfach immer ein entscheidender Faktor und das muss man ganz klar sagen – Mit einer Prozessbeschreibung gewinnste du Zeit zurück.

00:11:04: Okay, spannend!

00:11:05: Und der nächste?

00:11:07: Dann passieren Fehler seltener.

00:11:09: Wenn du einen genauen Ablauf hast und jede Person führt es genauso durch oder du hast für dich auch den Anker, dass das immer gleich durchlaufen kann dann passieren Fehler selte.

00:11:20: Das muss man einfach so sagen.

00:11:22: Ja klar verstehe ich weil wenn jeder ganz genau weiß was er zu tun hat und natürlich auch in welcher Reihenfolge sage ich mal, dann gibt's ja natürlich auch wenig Abweichungen wenn wir das alle so gelernt haben.

00:11:35: Ja, ganz genau.

00:11:36: So muss man es einfach sagen.

00:11:38: und der dritte Vorteil ist ganz klar dass dein Betrieb auch ohne dich läuft.

00:11:43: das heißt wir hatten das gerade schon das Thema Krankheit Urlaub aber es geht ja auch einfach mal um Kundentermine dass man eben nicht im Haus ist und das läuft auch ohne Dich wenn du die Prozesse einfach ganz genau definiert hast als Inhaber.

00:11:59: Ich glaube, das ist ein ganz großer Punkt den du gerade angesprochen hast und zwar wirklich.

00:12:03: Das ist dieses Freiheitsgefühl dieses.

00:12:05: ich kann mal in Urlaub fahren.

00:12:06: Ich kann mal keine Ahnung auch mal krank sein.

00:12:11: es gibt ja viele Unternehmer die sich nicht mehr trauen krank zu sein Und auch ist ich irgendwie noch krank in die Arbeit schleppen weil sie denken oder weil Sie wissen der Laden läuft nicht ohne sie.

00:12:20: Es ist ja typisch so dieses es gibt keine Prozesse

00:12:24: Und das ist tatsächlich auch eine große Sorge von Inhabern, die ich betreuen darf.

00:12:30: Die mir das eben auch wirklich berichten dass sie sagen Ich trau mich eigentlich gar nicht in Urlaub.

00:12:34: also ich weiß ich brauche es ganz dringend und ich bin echt urlaubsreif.

00:12:38: aber ich traue mich nicht weil Es läuft nicht ohne mich und Das Ist ja Auch Kein Dauerzustand das Kann Ja auch Nicht Gut Seinen und Jeder Brauchte auch Einfach Mal die Erholung.

00:12:48: Oder wenn Sie auch am Krenkeln sind, dass sie eben sagen oh nein was ist, wenn ich morgen wirklich umfalle.

00:12:54: Was passiert denn dann?

00:12:55: Und das gibt einfach ein ganz, ganz sicheres Gefühl und wirklich ganz viel Freiheit, wenn man weiß ja es läuft auch ohne mich!

00:13:02: Es funktioniert dann auch zumindest über eine gewisse Dauer.

00:13:06: Ja, ja, ein hundertprozentig, einhundeprozentig.

00:13:11: Okay freiheit haben wir geklärt.

00:13:13: Was gibt's noch für einen Punkt?

00:13:15: Zum Beispiel auch, dass neue Mitarbeiter schneller produktiv sind.

00:13:19: Du brauchst nicht ein halbes Jahr oder neun Monate warten bis sie so alle Knifflichkeiten raushaben, bis sie wissen wie macht der das?

00:13:28: und der macht das ja anders?

00:13:29: Und wie macht er das, dass du da wirklich die Einheitlichkeit in deinen Prozessen hast und neue Mitarbeiter sind einfach ganz schnell drin und führen es vor allem auch so aus, wie du es als Inhaber ja auch wünscht?

00:13:45: Ja natürlich!

00:13:46: Das macht natürlich auch Sinn.

00:13:47: Und dann braucht man ja auch gar nicht so eine lange Einarbeitungszeit, weil das ist ja glaube ich auch immer so dieser Pain Point von vielen Unternehmern, dass sie rein theoretisch neue Mitarbeiter benötigen aber die dann wieder einzulernen ist ja dann auch wieder viel Zeit, die da drauf geht

00:14:04: Ganz genau.

00:14:05: Und davon berichten Kunden auch häufig, dass sie sagen Puh ich bräuchte eigentlich neue Mitarbeit aber wenn ich dann daran denke wie ewig das gedauert hat ist die letzte da erst einmal fit war.

00:14:18: Ich glaube das ist auch zu kompliziert bei uns.

00:14:20: also das war auch nicht leicht.

00:14:22: Aber das sind wirklich auch so die Schmerzen wo ich sage Ja, sicherlich habt ihr komplexe Abläufe.

00:14:29: Aber erst einmal mit Prozessbeschreibungen anfangen und genau definieren.

00:14:34: so und so muss es eben laufen in der Abteilung.

00:14:37: Und vor allem sind die neuen Mitarbeiter auch nicht davon abhängig, ob sie mit den alten Mitarbeitern auf persönlicher Ebene zurechtkommen und der alte Mitarbeiter oder der alteingesessene so möchte ich es sagen.

00:14:52: Sie als Mensch akzeptiert und auch mit den Informationen rausrückt.

00:14:57: Also auch das erschreckt mich wirklich immer wieder, wenn ich dann neue Mitarbeiter mit am Tisch habe und die wirklich sagen ihr glaubt nicht wie grauenvoll der Anfang bei euch war.

00:15:08: Aber ich hab' mich einfach nicht getraut sofort zu gehen.

00:15:11: also wenn ich das höre da geht mir wirklich auch anders ja?

00:15:15: Und sie einfach sagen Ich wollte aber nicht aufgeben und deswegen habe ich mich dadurch gemogelt oder durchgehangelt.

00:15:24: Und das sind die Mitarbeiter, die wirklich auch, die ich natürlich auch sehr stark daran an meiner Seite habe und sagen Gott sei Dank bist du endlich hier in diesem Unternehmen.

00:15:34: Die, die nach mir kommen, denen wird es nicht so gehen wie's mir geht.

00:15:39: Wahnsinn!

00:15:39: Wahnsinn, das ist auf jeden Fall wichtige Punkte ja?

00:15:47: Das hat man halt auch wirklich... Wertschätzen gelernt.

00:15:51: dann, wenn man in so einer Branche ist wie du die das wirklich tagtäglich miterlebt.

00:15:56: Wenn man dann wirklich solche Mitarbeiter da hat, die das dann auch so offen und ehrlich kommunizieren und sagen, woher hier war?

00:16:02: Wirklich ich sag mal auf gut Deutsch die Kacke am Dampfen.

00:16:07: Genau!

00:16:10: Wahnsinn okay.

00:16:11: und der letzte Punkt

00:16:13: der Vorteil Nummer fünf, dass das Unternehmen wachsen kann.

00:16:17: Das möchte ich euch auch noch mal so als wichtigen Punkt mitgeben.

00:16:21: es gibt wenige Unternehmen die sagen ach mit meiner Größe bin ich so zufrieden sie wollen ja alle auch einfach wachsen und das kann nicht richtig gut wenn ich da die Sicherheit der Prozesse drin habe Wenn jeder Mitarbeiter auch weiß was er zu tun hat wie läuft dieser Prozess ab?

00:16:37: Und wenn ich dann die Sicherheit drin habe zehnmal so oft durchgeführt werden, wenn da die Klarheit drin ist.

00:16:49: Ja total!

00:16:50: Also mich hast du auf jeden Fall überzeugt mit deinen fünf Punkten?

00:16:53: Die Frage ist jetzt aber wie fange ich denn an?

00:16:58: Du fängst ganz einfach an und zwar machst du dir erst einmal Gedanken darum welcher Kernprozess in meinem Unternehmen von Bedeutung.

00:17:08: Das heißt, wenn der Kunde bestellt, welche Schritte sind bei uns von Bedeutung bis der Knde tatsächlich die Rechnung und die Ware bekommt.

00:17:17: Und jede Person oder jede Abteilung, jede Funktion, die in dieser Kette mit drin ist, wenn er Kunde Bestellt ist macht sich Gedanken da drum?

00:17:28: Was brauche ich für ein Input für mein Prozess?

00:17:30: Was brauch ich für einen Output.

00:17:32: Also wo startet er und wo endet

00:17:35: er?".

00:17:35: Und dann fängt die Person einfach erst einmal an, die Schritte für sich grob aufzuschreiben... Und dann auch noch, wer ist für diesen Prozessschritt verantwortlich?

00:17:46: Und gibt es vielleicht auch Zwischenschritte wo ich nochmal Informationen von einem Kollegen oder einer Nachbarabteilung benötige.

00:17:54: Also das ist wirklich wesentlich einfacher als man sich das vorstellt und es ist ja das alltägliche Tagesgeschäft.

00:18:02: jeder weiß was er oder sie tagtäglich tut und das wird einfach einmal dargestellt.

00:18:09: Okay, alles klar.

00:18:11: Verstehe und was wäre dann der nächste Schritt?

00:18:17: Dann ist die Prozessbeschreibung ja schon einmal da und dann würde ich es immer auch noch mal einem Kollegen geben, der einfach mal testen soll ob er damit zurecht kommt.

00:18:27: also so diese Überprüfung Und dann wird sie aufgenommen in die Dokumentation des Unternehmens und dann wird eben wirklich ganz klar gesagt, wir haben jetzt alle Prozesse aktualisiert in unserem Unternehmen zum heutigen Stand.

00:18:43: Und ab dem und dem Zeitpunkt arbeiten wir alle nach dieser Dokumentation, und wir erhalten es immer auf dem Laufenden.

00:18:51: Das heißt wenn wir sagen okay den und den Schritt den endere ich jetzt dann wird er eben auch in der Dokumentations direkt angepasst.

00:19:02: Okay verstehe das bedeutet die Prozesse sind auch erstmal nicht in Stein gemeißelt sondern man kann das auch nochmal anpassen

00:19:08: Prozesse sind nie in Stein gemeißelt.

00:19:11: Das ist auch wirklich so ein Mythos, das ist auch ganz gut dass du das jetzt gerade so sagst.

00:19:16: Dann haben die Kunden auch häufig Angst davor und zu sagen ich weiß noch nicht ob ich fertig bin?

00:19:21: Dass sich sage es doch gar kein Problem!

00:19:23: Es ist eine digitale Datei.

00:19:25: wenn da in fünf Tagen ein neues Datum drauf kommt, dass da meckert die Prozessbeschreibung nicht, das juckt sie überhaupt nicht.

00:19:33: dann wird es angepasst.

00:19:34: und was ich eben in dem Zuge auch immer sage ihr seid ja über diese Prozessbeschreibung.

00:19:40: Und wenn ihr sagt, das schreibe ich noch mal anders?

00:19:42: Dann schreibt ihr das noch einmal anders!

00:19:44: Wenn ihr sagt oh jetzt wo ich das gerade so sehe merke ich wie kompliziert ich das eigentlich mache dann ändert ihr das am nächsten Tag.

00:19:52: und es ist ja immer eine Dokumentation die wir erstellen die in einem öffentlichen Ordner ist wo zumindest jeder Mitarbeiter Zugriff drauf hat.

00:20:01: Das heißt dass es ja ohnehin die Transparenz da Kann es auch jederzeit von der verantwortlichen Person angepasst werden?

00:20:09: Ja, ja total.

00:20:11: Ich finde das klingt auch wirklich machbar.

00:20:14: aber was ist denn jetzt wenn mein Team sagt oh nee jetzt werden wir kontrolliert ich habe da gar keine Lust drauf.

00:20:22: Das erlebe ich auch immer häufig, wenn ich dann an diesem Tisch wo wir dann die Prozesse erarbeiten.

00:20:28: Die alteingesessenen Hasen habe, die immer sagen ja mal mache ich das so und mal mach' ich das So-und Mal Soja Ich kann das eigentlich gar nicht so richtig niederschreiben höre ich schon immer raus, es ist die Sorge dass sich jetzt kontrolliert werde.

00:20:44: Aber das ist ja überhaupt nicht Sinn und Zweck einer Prozessbeschreibung.

00:20:48: Sinn-und-Zweck ist ja, da die Sicherheit reinkommt und wir wirklich einfach mal Transparenz im Unternehmen haben haben.

00:20:56: Und wo ich dann auch sage, ihr braucht keine Sorge davor haben das ihr es kontrolliert werdet er seht es eher so dass man mal die Anerkennung hat wie viel ihr eigentlich macht also wie aufwendig euer Prozess eigentlich ist.

00:21:11: und da drehe ich das immer so dass sich sage ja Transparenz ist immer so und so zu sehen aber sehtes auch so euch dann endlich mal die Anerkennung geben kann, die ihr verdient habt weil er so viel tut.

00:21:28: Ja klar.

00:21:28: Das kann ich mir natürlich vorstellen, dass das einigen gut gefällt weil oft ist es ja auch so, dass wirklich die Management-Getage, dass sie gar nicht wissen was eigentlich da in den einzelnen Prozessen passiert und wie aufwendig das ist.

00:21:44: Und das ist dann oft da wirklich auch zu keiner guten Stimmung führt.

00:21:49: und wenn das mal richtig aufgeschrieben ist, sehen sich beide Seiten gesehen, was natürlich super wichtig ist.

00:21:56: Ja, ganz genau.

00:21:58: Teilweise werde ich auch von Kunden beauftragt wenn der Inhaber dann sagt Puh also ganz ehrlich wir haben so viel Personalwechsel gehabt die letzten Jahre Ich weiß gar nicht mehr so recht wer denn eigentlich was macht.

00:22:10: Also gut dass es läuft aber ich bin mir gar nicht so sicher was eigentlich auf welchem Schreibtisch passiert.

00:22:18: und da haben Die Mitarbeiter natürlich auch schnell so die Sorge, oh warum denn jetzt plötzlich die Kontrolle?

00:22:25: Ich habe doch eigentlich immer alles gut machen wollen.

00:22:27: Aber das kann man natürlich auch sehr gut argumentieren und wenn sie dann wirklich auch das erste Mal ist erleben Mensch!

00:22:35: Die Kollegen können ja jetzt auch nach der Prozessbeschreibung mich vertreten.

00:22:40: Das ist eigentlich viel angenehmer.

00:22:42: Wenn ich weiß morgen kann mich jemand vertrete wenn ich gerade beim Kunden bin oder wie auch immer dass es ganz, ganz wenige gibt die nicht davon überzeugt sind.

00:22:52: Es gibt natürlich immer die schwarzen Schafe, die ich nicht mehr mitnehmen kann aber das sind wirklich alle aller Wenigsten und die meisten sehen da auch die großen Vorteile drin.

00:23:01: Ja auf jeden Fall!

00:23:02: Das denke ich auf jeden fall auch.

00:23:05: Ich glaube das haben wir schon in der letzten Folge gesagt Prozesse mit dem Team und nicht gegen das Team oder über das Team.

00:23:13: Richtig, ganz genau.

00:23:14: Dass die Mitarbeiter zu Prozessdenkern werden und das auf jeden Fall das Qualitätsmanagement und die Prozesse mit dem Team erstellt werden

00:23:23: bzw.,

00:23:23: dass Team schreibt ja auch das Qualität-Management also es schreibt jeder seinen Prozess selbst.

00:23:29: Es wird auch keiner sagen, dass ist ein Quatsch was du da machst Wenn die prozessverantwortliche Person sagt, ich mache das so.

00:23:36: Dann ist das erst einmal die Prozessbeschreibung.

00:23:38: Ob man den Prozess optimieren kann?

00:23:40: Dass es dann ja der nächste Gedanke der nächsten Schritt auch erfolgen kann.

00:23:44: Genau und das ist hier dann wieder für das Team und nicht gegen das Team im Endeffekt.

00:23:51: Okay, perfekt!

00:23:52: Ich würde sagen wir fassen mal zusammen.

00:23:54: Also Prozesse sind keine zusätzliche Arbeit ganz im Gegenteil sie geben dir sogar Zeit zurück.

00:24:00: ich glaube das ist ein toller Mythos den wir heute aufgeklärt und aufgedeckt haben und klare Prozisse bedeuten vor allem auch weniger Fehler mehr Freiheit schnellere Einarbeitung und vor allem eben auch Wachstum.

00:24:15: also fang klein an einen Prozess vielleicht Letzte, zwanzig Minuten testen und verbessern.

00:24:22: Nichts ist in Stein gemeißelt!

00:24:24: Wir können alles immer noch.

00:24:26: wie so schön gesagt hast Es ist ein digitales Dokument Alles kann verändert werden Und es soll auch gar nicht in Stein gemäßelt sein.

00:24:33: Super wir wollen ja besser werden.

00:24:35: Und Irina was ist denn jetzt?

00:24:38: Ich sag mal der nächste Schritt für jemanden Der jetzt gerade diese Folge angehört hat und sich wirklich denkt Boah Wahnsinn das Qualitätsmanagement hilft mir ja.

00:24:48: Das macht mir gar nicht mehr Arbeit, sondern das hilft ja mir und meinem Team.

00:24:53: Und es ist ja gar nicht gegen mein Team, sondern für meinen Team!

00:24:58: Wie kann ich denn dann Unterstützung erlangen?

00:25:02: Sie können sich natürlich jederzeit für meine QM Community anmelden wo es dann kostenlose Termine gibt, wo wir Webinare haben, wo auch unsere Workshops haben die wir regelmäßig anbieten Das ist eine Möglichkeit oder sich auch direkt einen kostenlosen Termin buchen auf unserer Homepage.

00:25:22: Wir machen es euch natürlich noch viel einfacher und zwar werden wir wie immer hier in den Show Notes die ganzen Links verglinken und verknüpfen, das heißt ihr seid mit einem Klick direkt bei Irina auf ihrer Website, auf ihren Social Media Kanälen und natürlich auch in Ihrer QM Community.

00:25:39: Und falls du das Ganze gerade auch auf YouTube Streams natürlich hier auch in der Infobox bist du direkt da und kannst dir deine ganzen, ich sag mal kannst erstmal dir ein bisschen Inspiration holen.

00:25:50: Ein bisschen stöbern und natürlich auch gerne mal Fragen stellen oder vielleicht auch ein kostenloses Beratungsgespräch direkt buchen.

00:25:57: Irina danke für diese tolle Folge!

00:26:00: Ich glaube wir haben richtige Mythen heute auseinander genommen und ich freue mich auf unsere nächste Folge.

00:26:06: was können wir denn da erwarten?

00:26:08: Ja, sehr spannende Frage Caroline.

00:26:11: In der nächsten Folge geht es darum wie ihr als Inhaber ganz beruhigt in den Urlaub fahren könnt.

00:26:17: seid gespannt und hört sehr gerne rein was ihr da noch mitnehmen könnt.